5 workflows marketing sur HubSpot indispensables pour votre entreprise

Est-ce que j’ai bien envoyé un rappel pour le webinaire ? Est-ce que j’ai bien supprimé ce concurrent de ma liste de diffusion newsletter ? Autant de questions que vous n’allez plus vous poser grâce aux workflows. HubSpot est un outil CRM puissant qui va vous faire gagner du temps avec ses automatisations. Découvrez dans cet article 5 workflows marketing HubSpot indispensables pour votre entreprise. 

Qu’est-ce qu’un workflow ? 

Un workflow, aussi traduit flux de travail en français, permet d’automatiser des actions récurrentes dans le quotidien des équipes marketing et commerciales pour optimiser leur temps de travail. Une multitude d’actions peuvent être automatisées à partir de critères de déclenchement tout aussi variés. Ils font partie des nombreux avantages du CRM HubSpot.

Pour accéder aux workflows dans HubSpot, vous devez avoir au minimum le Marketing Hub Pro, ou le Sales Hub Pro ou le Service Hub Pro. Sur votre portail, rendez-vous dans Automatisation puis Workflows. 

Workflows marketing sur HubSpot : les types de déclencheurs 

Pour bien configurer votre workflow marketing, la première étape est la plus importante : il faut que vous choisissiez son critère de déclenchement. Autrement dit : quand faut-il réaliser l’automatisation ? 

Hubspot propose 3 types de déclenchement : 

• Basé sur un événement : vous allez pouvoir automatiser des actions suite à une action réalisée de la part de vos prospects ou collaborateurs. Par exemple, si un contact soumet un formulaire sur votre site web, vous pouvez automatiser un email de suivi depuis les workflows marketing.
• Basé sur une propriété : le CRM Hubspot structure ses données en différents objets tels que les contacts, les entreprises, les transactions, etc. Qui eux-mêmes ont des propriétés qui leur sont propres, par exemple le nom, le prénom et le numéro de téléphone sont des propriétés de contact. Vous pouvez tout à fait créer des automatismes en filtrant les critères similaires de vos contacts. Par exemple, on veut automatiser une action pour tous les contacts dont le statut est “client”.
• Basé sur une date : vous pouvez automatiser des actions qui se déclenchent en fonction de votre calendrier. De manière régulière, par exemple tous les mois, chaque lundi, etc. Ou bien de manière ponctuelle, par exemple pour un événement, ou le jour où vous lancez un nouveau produit, etc.

Une fois votre critère de déclenchement sélectionné, vous allez pouvoir ajouter des actions en cliquant sur le “+” qui va venir afficher une nouvelle fenêtre sous ce critère.

De là vous allez pouvoir choisir parmi une multitude d’actions : envoyer des communications, mettre à jour le CRM, gérer les campagnes marketing, formater vos données par exemple. 

Paramétrer ses workflows marketing avec des branches si/alors 

Une des fonctionnalités des workflows automatisés HubSpot, sont la possibilité de créer des branches Si/Alors en fonction de si l’action est complétée ou non. Par exemple, vous envoyer un email d’inscription à un contact : s’il s’inscrit = le workflow marketing s’arrête à cette action, s’il ne s’inscrit pas, on peut créer une branche conditionnelle qui lui enverra un autre email 3 jours plus tard. 

Plusieurs types de branches sont possibles avec les workflows marketing de HubSpot : 

• Sur la base d’une valeur de propriété. 
• Sur la base de critères de filtrage.
• Sur la base de résultats d’une action.
• Sur la base de pourcentage aléatoire.

Top 5 des meilleurs workflows marketing à mettre en place sur HubSpot 

Maintenant que vous comprenez un peu mieux comment sont structurés les workflows, découvrez des exemples de workflows marketing à mettre en place. Certains sont bien connus et indispensables pour utiliser HubSpot à son plein potentiel et gagner du temps dans votre quotidien.

L’envoi d’emails de suivi suite à une soumission de formulaire 

Commençons par aborder un des workflows marketing sur HubSpot les plus simples mais aussi un des plus importants à mettre en place. Celui qui automatise le suivi des actions après qu’un utilisateur ait soumis un formulaire en ligne. 

Les workflows marketing de HubSpot visent à pouvoir automatiser une variété d’actions suite à ce déclenchement.

Par exemple, vous pouvez envoyer un email de remerciement suite à la souscription au Blog de votre site web. Ou bien envoyer la ressource lead magnet par email grâce aux informations récoltées dans ce même formulaire. 

Vous pouvez également décider de notifier vos équipes en interne à chaque fois qu’un nouveau formulaire en ligne est rempli. Par exemple, si un prospect formule une demande de conseil d’un de vos experts, vous pouvez décider d’automatiser l’envoi de notifications aux personnes concernées. Vous pouvez même leur attribuer une tâche “Rappeler le contact” avec un délai, par exemple dans l’heure qui suit la soumission de formulaire, on indique cette tâche automatique dans le CRM. 

Développer une stratégie de lead nurturing pour ses personæ 

Ensuite, vous pouvez utiliser le critère de liste pour créer des stratégies de lead nurturing. Par exemple, le critère de déclenchement peut être une liste de contacts prédéfinie. À partir de ce critère, vous allez pouvoir envoyer une suite d’emails personnalisés avec des ressources pratiques pour faire monter votre prospect en compétences sur un sujet qui l’intéresse. C’est une technique très utilisée dans les stratégies d’inbound marketing.  

Exemple Workflow avec critère : le contact appartient à la liste “Leads => Responsables RH” et a soumis un formulaire sur votre site web - On va alors envoyer un premier email de bienvenue, ajouter un délai de 3 jours puis envoyer un email “Top 3 des astuces pour les RH”. 

De cette manière, on communique les bonnes informations, aux bonnes personnes, au bon moment. Cette automatisation peut comporter encore 3 ou 4 mails supplémentaires. Vous allez vous positionner en tant qu’expert incontournable pour aider votre prospect à résoudre ses problématiques métiers. Il va donc plus facilement faire appel à vos services ou produits puisqu’il aura eu une partie de ses réponses grâce à vous. 

Préparer des rappels d’événements avec les workflows marketing de HubSpot

Les workflows marketing de HubSpot sont également un bon moyen de planifier vos rappels d’événement de manière automatique. Prenons l’exemple où vous devez organiser un webinaire.

Vous pouvez baser votre automatisation sur une date définie. Ainsi, vous allez envoyer un email de demande d’inscription à J-15 de l’événement. Si le contact s’inscrit via le formulaire, alors il recevra seulement un email de rappel de participation à l’événement 30 minutes avant. Si le contact ne s’inscrit pas, alors vous enverrez deux emails de relance, à J-7 et J-1 de l'événement par exemple, afin de maximiser vos chances de convertir ce contact à participer. Si le contact s’inscrit à n’importe quel moment, il sera redirigé automatiquement à l’email H-30 pour ne pas le spammer de vos relances. Pratique, non ? 

Mettre à jour les phases du cycle de vie de ses prospects 

Les workflows permettent également de mettre à jour le statut des contacts de votre base de données de manière automatique. 

Voici quelques exemples : 

• Si un contact remplit un formulaire, on peut passer automatiquement son statut de “Lead” à “Lead qualifié par le marketing” aussi appelé Marketing Qualified Lead ou MQL.
• Si un contact atteint un certain nombre de points dans la stratégie de lead scoring, son statut peut passer automatiquement de “MQL” à “SQL”. 

Nettoyage des contacts marketing inactifs après une certaine période

Les workflows marketing de HubSpot peuvent également servir à nettoyer vos bases de données et notamment vos contacts marketing sur HubSpot. Par exemple, vous pouvez prendre les contacts qui n’ont pas ouvert vos emails marketing depuis un certain temps et automatiser une action qui va venir les retirer de votre liste de diffusion. Ainsi, votre quota de contacts marketing dans HubSpot est respecté et sert uniquement à des personnes qui sont engagées dans la réception de vos communications. 

Dans cet exemple, le contact n’a pas ouvert d’email marketing envoyés depuis 180 jours, soit 6 mois. À ce stade, vous pouvez considérer qu’il est désengagé. On va pouvoir venir automatiser leur retrait de la liste de diffusion des emails. 

Les workflows font partie des nombreuses fonctionnalités du Marketing Hub, mais voici un dernier exemple en bonus pour vous aider à automatiser vos actions avec HubSpot.

Bonus : automatiser d’autres actions à partir des activités de contact sur HubSpot 

D’autres critères peuvent être utilisés pour segmenter les contacts et créer des automatisations à partir de ceux-ci. Vous pouvez par exemple baser vos automatisations sur des activités de contact.

Si votre site web est connecté à votre CRM, vous êtes capables de savoir les pages consultées par votre prospect. On peut donc se dire : si mon prospect a consenti à recevoir des communications et qu’il est intéressé par tel type de service, alors je vais envoyer 1 jour plus tard un email avec 3 ressources sur cette thématique par exemple. Voilà une bonne manière d’optimiser ses actions marketing avec son CRM.

Si un contact clique sur un lien dans votre newsletter, vous pouvez considérer que c’est un critère suffisant pour dire que son intérêt se manifeste et décider de lui envoyer une suite d’emails pour faire du nurturing. 

Vous savez désormais comment automatiser vos actions avec les workflows marketing de HubSpot. Ces quelques exemples ne représentent qu’une infime partie de ce que vous pouvez réaliser avec cette fonctionnalité. Pour en apprendre plus sur le CRM HubSpot, découvrez à présent comment les utiliser pour déployer une stratégie de lead scoring efficace.