Le guide complet pour organiser un webinaire de A à Z

Les webinaires sont un formidable moyen d’apporter de la valeur ajoutée à vos prospects et clients. Si ce format dynamique et interactif plaît, encore faut-il savoir l’exploiter. Avec une stratégie bien rodée : avant, pendant et après l’événement, il devient une formidable ressource marketing et alimente votre CRM en contacts qualifiés. Découvrez dans cet article comment organiser un webinaire de A à Z pour faire de vos contenus audiovisuels un vrai atout marketing. 

Définir une stratégie claire pour ses webinaires

Avant toute chose, il est important de planifier une stratégie et des objectifs précis pour viser juste et optimiser ses performances futures. La ligne éditoriale de votre marque doit être en accord avec chacun de vos contenus, et les webinaires en font partie. Voici les premières étapes indispensables à penser avant de vous lancer dans votre premier webinaire. 

Se fixer des objectifs clairs pour sa stratégie webinaire

Pourquoi choisir ce format de contenu ? Quelle cible atteindre ? Pour quel but ? Toutes ces questions sont à vous poser afin de bien comprendre les enjeux et d’atteindre des buts clairs. Vous pouvez utiliser le framework SMART : des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Voici des exemples d’objectifs pour vos campagnes webinaires : 

• Présenter un produit ou service 
• Fidéliser son audience à des contenus
• Améliorer sa notoriété 
• Générer des leads 
• Etc.

Réfléchissez au type de call-to-action ou CTA que vous voulez mettre en place pour votre webinaire. Que voulez-vous que votre audience fasse ? Par exemple, vous pouvez les inciter à prendre rendez-vous avec l’un de vos experts. Ou bien vous pouvez les décider à acheter un produit ou service. Cela peut aussi être une incitation à tester des nouvelles fonctionnalités ou bien leur proposer une offre d’audit gratuit par exemple.

Élaborer une ligne éditoriale en cohérence avec son positionnement 

Votre ligne éditoriale est un élément primordial dans la diffusion et l’élaboration de vos webinaires. En effet, le guide de style, le ton adopté, le style de copywriting sont autant de règles à appliquer sur chacun de vos contenus. C’est cette cohérence qui va créer la force de votre marque. Ainsi, votre audience cible va reconnaître vos contenus en un clin d'œil et vous identifier comme expert dans votre domaine. 

Le choix du thème est aussi un élément important car il doit être à valeur ajoutée. Voici la question à laquelle vous devez réfléchir : Comment mon événement va aider mes prospects à résoudre leur problématique métier ? 

Vous devez réfléchir à chaque élément de votre événement. Pensez à respecter le rythme de vie et habitudes de votre audience cible pour mieux répondre à leurs 
attentes : 

• Date : choisissez une date qui peut convenir au plus de personnes possible. Évitez d’organiser des webinaires à des périodes charnières pour vos prospects.
• Heure : la même démarche est à adopter, il faut que vos prospects et clients se rendent disponibles pour assister à votre événement. Ils ont des emplois du temps chargés. Privilégiez des jours de la semaine pratiques pour eux et à des horaires stratégiques. Par exemple, pendant la pause déjeuner ou en fin de journée.
• Protagonistes : déterminez qui prendra la parole lors de vos webinaires. Une ou plusieurs personnes qui sont à l’aise avec la prise de parole en public. Le mieux est d’avoir des experts et expertes dans leur domaine, pour répondre aux questions à la fin de l’événement, etc. Les protagonistes devront prendre la parole sur ce canal avec une certaine légitimité aux yeux de votre audience.

Adopter une vision long terme dans la création de contenu

Les webinaires ne sont pas de simples événements à organiser ponctuellement et dont on ne reparlera plus dans 15 jours. Vous devez adopter une stratégie à long terme et transformer vos webinaires en ressources précieuses et intemporelles pour vos prospects. Par exemple, en lead magnets, podcasts, checklist à télécharger, etc. 

De même que votre processus de création de webinaires va pouvoir s'automatiser. Avec l’expérience du premier webinaire, vous allez créer une trame réutilisable pour les prochaines campagnes. Un moyen sûr de gagner du temps dans la création de ce format spécifique. 

Promouvoir son webinaire sur les bons canaux 

Une fois les différents éléments de votre webinaire définis, vous allez pouvoir réfléchir aux moyens de diffuser l’événement. Que ce soit en interne, par email ou sur les réseaux sociaux, atteignez votre audience cible avec ces précieux conseils. 

Informer ses équipes en interne

Le premier bon réflexe à avoir dans l'organisation d’un événement, c’est d’en informer vos équipes internes. Ainsi elles vont pouvoir communiquer sur l’événement si elles le souhaitent, ce qui peut être une bonne stratégie d’employé ambassadeur.

Utiliser les emails marketing pour créer des workflows 

Pour diffuser votre événement, l’email marketing est un excellent outil. Vous allez pouvoir créer des listes de contacts intéressés par votre webinaire et leur envoyer plusieurs emails. Le but est de les inciter à s’inscrire à l’événement, puis de le leur rappeler plusieurs jours avant de manière à ce qu’ils n’oublient pas d’y participer. En effet, le nombre d’inscrits à un webinaire ne garantit pas le nombre de participants présents le jour de l’événement. De plus, vous pourrez diffuser le replay aux participants qui ne pouvaient pas se rendre disponible au moment de l’événement.

Être présent là où vos personæs se trouvent 

En plus des emails marketing, plusieurs canaux de communication sont à exploiter. Faire apparaître des popups sur son site internet, mettre un visuel de son webinaire dans sa signature d’email, diffuser des posts sur les réseaux sociaux, insérer des CTA dans les articles de blog, les opportunités sont nombreuses. 

Voici un exemple de post LinkedIn pour annoncer un webinaire à sa communauté : 

Vous allez pouvoir créer des scripts de campagne automatisés. Invitez vos bases de données CRM et relancez-les en leur rappelant l’événement régulièrement à l’aide de workflows sur HubSpot. Ces actions ont pour but d'augmenter le taux de participation le jour J. 

Animer un webinaire pour générer des leads

Une fois la stratégie bien définie et l’événement diffusé sur vos plateformes de communication, il faut animer le webinaire. Pour cela, une bonne préparation est nécessaire et un soin de votre présentation fera la différence. Voici quelques astuces pour réussir son webinaire.

S’entraîner à prendre la parole devant une audience B2B

La personne en charge de l’animation du webinaire doit pouvoir s'exprimer de manière fluide et connaître son sujet sur le bout des doigts. Une personne à l’aise à l’oral est agréable à écouter pour les participants et leur donnera envie de rester jusqu’au bout de la présentation. Vous devez vous entraîner à prendre la parole devant votre audience, avec des termes compréhensifs par votre audience et le ton adapté à leur profil. 

Soigner sa présentation 

Le webinaire est souvent accompagné d’un support visuel tel que des slides de présentation. Ces dernières doivent être claires et en cohérence avec votre branding pour un aspect plus professionnel. Vous pouvez même ajouter des micro-interactions pour stimuler l'audience le jour J. L’outil Figma est en cela un bon moyen de créer des présentations claires facilement.

De plus, il faut prévoir des ressources à diffuser à vos participants pendant le webinaire. Ainsi, ils peuvent consulter les ressources associées aux sujets que vous présentez et vont pouvoir approfondir une notion qu’ils ont envie de découvrir etc. Cela peut être vos contenus inbound par exemple des articles de blog et livres blancs. Mais aussi des sondages en direct, des vidéos, etc. 

Ici par exemple lors du webinaire sur le Smarketing de Make the Grade, une charte de bonne conduite CRM était offerte au téléchargement pour les participants. 

Inviter des experts à son événement pour appuyer ses propos et créer un réel échange

Créer un événement est facile, mais il faut savoir s’exprimer sur un sujet donné. Pour cela, jouez la sécurité et abordez des sujets sur votre expertise ou votre industrie que vous connaissez bien. Vous pouvez inviter une personne interne ou externe à votre entreprise pour renforcer vos propos. Ainsi, le webinaire sera basé sur un vrai échange et un partage d’expérience, à la place de quelqu’un qui se contente de lire une présentation. 

Avoir un invité à son webinaire possède aussi l’avantage de toucher une autre audience : la communauté de l’invité et la portée de son image de marque. Cet invité peut être un client mais aussi un collègue ou un partenaire de votre entreprise. Il peut aussi être un spécialiste dans un sujet qui touche particulièrement votre secteur par exemple.

Cet invité va attiser la curiosité de vos prospects, cela va pouvoir engager de l'interaction avec votre audience grâce aux sondages et au chat durant la présentation. Un bon moyen de qualifier des leads, de recueillir des opinions et de maintenir l'attention de votre auditoire.

Livestorm, l’outil pratique pour organiser des webinaires performants

Une fois tous ces conseils appliqués, vous êtes prêts à vous lancer dans l’événement. Voici un outil simple et performant à utiliser : Livestorm. Faites de chaque webinaire un succès avec une plateforme tout-en-un.

Le taux de participation moyen d'un webinaire est de 30% mais avec la plateforme Livestorm il grimpe à 46%

Une plateforme puissante et intuitive pour tous vos événements virtuels

Pour créer un webinaire et le rendre performant, Livestorm est un outil bien pratique. Combiné à votre CRM, vous allez générer une pluie de leads avec chacun de vos événements virtuels. Voici quelques étapes à suivre pour bien vous y prendre :

Créez l’événement directement sur la plateforme en renseignant la date, l'heure, le nom et les intervenants ainsi que tous les paramètres utiles pour personnaliser au maximum votre événement.

Planifiez une campagne marketing associée au webinaire dans un CRM tel que HubSpot pour centraliser vos actions : emails, formulaires, CTAs, liens traqués, etc. Fixez un objectif, par exemple "obtenir 200 participants à l’événement”. 

Reliez votre formulaire HubSpot à Livestorm pour récupérer les personnes inscrites sur le formulaire HubSpot grâce aux workflows. 

L’intégration native avec HubSpot 

Vous pouvez relier facilement Livestorm avec HubSpot, en vous rendant sur la MarketPlace de ce dernier. Utiliser cette intégration vous permettra de construire de bout en bout un tunnel de conversion pour vos événements virtuels que sont les webinaires. 

Ainsi, les données récupérées via Livestorm peuvent être automatiquement stockées dans votre CRM HubSpot. Vous allez pouvoir générer facilement des prospects et augmenter vos opportunités d’affaires. 

Voici quelques avantages à relier Livestorm à HubSpot :

• Collecter, centraliser et accéder facilement aux données 
• Suivre et segmenter les prospects générés pour construire un cycle de vie 
• Créer des rapports de performance évolués grâce aux workflows

Analyser les résultats et améliorer ses campagnes marketing 

Une fois le webinaire organisé, présenté et terminé, il faut gérer toute la partie post-événement. Cette étape est très importante pour prendre le temps de faire un bilan et de remercier tous les participants pour fidéliser son audience.

Poursuivre l'expérience offline avec la diffusion du replay

Le replay constitue un bon moyen de confirmer votre lien avec vos prospects. Ainsi, ceux qui n’ont pas pu se rendre à l’événement ou qui souhaitent revoir un passage peuvent y accéder directement. 

Le replay est aussi un moyen inbound d’attirer de nouveaux leads qui souhaitent récupérer cette ressource à valeur ajoutée. De cette manière vous utilisez le replay sous forme de lead magnet, où ils devront remplir un formulaire pour accéder au replay. 

Assurer un suivi post-événement en remerciant les participants 

Assurer un follow up post webinar est très important. Vous avez ici un moyen de nouer un lien avec les participants de votre événement en les remerciant et en leur montrant quelques chiffres clés de votre intervention. Vous allez pouvoir fidéliser les contacts en les informant sur les futurs événements que votre entreprise organise. 

Observer les KPIs et améliorer ses prochains événements webinaires 

Les performances du webinaire sont retranscrites à travers différents indicateurs de performance sur Livestorm : 

• Nombre de personnes inscrites VS nombre de participants
• Pic d’audience en nombre de participants 
• Taux de conversion sur la page d’inscription
• Nombre de participants qualifiés et/ou en lien avec les personas ciblés
• Nombre de questions posées et/ou interactions déclenchées

Ces indicateurs sont consultables sur des tableaux de bord fournis par Livestorm. Vous pouvez également utiliser les dashboards de HubSpot pour suivre vos différentes campagnes webinaires et ainsi suivre les points à améliorer pour les rendre le plus performant possible.

Vous avez désormais toutes les informations nécessaires pour organiser un webinaire de A à Z qui va générer des contacts et leads qualifiés. Avec tous ces nouveaux contacts en poche, il faut pouvoir s’y retrouver rapidement et adopter une approche transparente envers chacun d’entre eux. Cela passe aussi par le traitement de leurs données personnelles. Découvrez à présent les astuces pour respecter le RGPD avec HubSpot.