Vous avez pris la décision de migrer de Salesforce vers le CRM HubSpot ou bien vous envisagez de quitter Salesforce ? Vous cherchez des informations sur le déroulement de votre migration, toutefois, vous vous sentez perdu quant aux étapes à suivre. Ce guide RevOps détaillé vous accompagnera pas à pas dans le processus. Vous éviterez ainsi les erreurs courantes, pour vous assurer une migration réussie.
Il est important de commencer par les raisons pour lesquelles vous souhaitez passer de Salesforce à HubSpot. Deux raisons principales sortent généralement du lot :
Avant de vous lancer, il est important d'avoir une vision claire des avantages et axes d’amélioration du nouveau système. Il est également recommandé de vous assurer que l'investissement nécessaire pour la migration vous permettra d'augmenter vos revenus. Nous allons commencer par évoquer les différents avantages de chaque logiciel :
Maintenant que nous avons détaillés les avantages côté Salesforce et côté HubSpot, voyons quels sont leurs axes d’amélioration ?
Une fois tous ces éléments pris en compte, préparez-vous à élaborer une planification précise pour réussir cette opération. Nous allons couvrir en détail les étapes à respecter pour migrer de Salesforce vers le CRM HubSpot.
Le passage de Salesforce vers HubSpot ne doit pas affecter votre productivité. L’objectif est bien de combiner vos équipes de vente, de marketing et de service client pour augmenter votre efficacité. La première étape consiste à établir la liste de toutes les fonctionnalités Salesforce utilisés pour faciliter le travail des équipes. Ensuite, vous devrez rechercher leur équivalent dans votre nouveau CRM. Il est important de bien comprendre les outils natifs dont vous et vos équipes disposez pour remplacer les outils Salesforce.
Par exemple, vous pouvez utiliser les activités HubSpot pour remplacer l'outil de tâches de Salesforce. Cette fonctionnalité permet de notifier votre équipe de toutes les tâches, notes, enregistrements de contrat, réunions et autres activités importantes.
Autre exemple, si vous cherchez une solution de chat en direct, vous pouvez opter pour la fonctionnalité du Hub Marketing Chatbot. Si un équivalent ne peut pas être trouvé, identifiez un autre outil et assurez-vous toujours qu'il s'intègre facilement à HubSpot. Pour structurer vos notes et ne rien rater, vous pouvez réaliser l’exercice ci-dessous :
Le CRM HubSpot se trouvant dans un écosystème différent, les équipes devront s’adapter au mieux à ce nouveau fonctionnement. C’est l’un des éléments les plus cruciaux à résoudre pour tirer pleinement parti du logiciel. Après avoir identifié tous les outils nécessaires, voici quelques questions à vous poser avant la migration :
Plus vous répondrez à ces questions de manière précise, plus vous pourrez tirer parti de tous les avantages HubSpot. Elles sont déterminantes pour comprendre comment vous devrez utiliser le CRM suite à son intégration.
Faites un audit de votre instance avant la migration et supprimez celles qui ne seront pas utilisées à l'avenir. Assurez-vous que vos données répondent à toutes les exigences de conformité pertinentes afin de pouvoir importer le consentement explicite en même temps que les informations de contact. Cela vous aidera à maintenir la qualité des données et à garantir la conformité, deux points importants à vérifier dans le monde d'aujourd'hui.
Maintenant que vous êtes prêt à migrer de Salesforce vers HubSpot, c’est le moment de vérifier l’intégrité des données. Faites un audit de votre système et supprimez toutes les données que vous ne prévoyez pas d'utiliser à l'avenir. Vous devez vous assurer que tout ce que vous apportez dans HubSpot est utile et pertinent pour partir du bon pied.
Cela vous aidera à maintenir la qualité des données et à garantir la conformité. La base de données de chaque système CRM peut contenir plusieurs milliers d’informations, sur les clients et les offres. Il est nécessaire d’anticiper toutes les problématiques auxquelles vous ne souhaitez pas être confrontées : enregistrements en double, données incomplètes, formatage incohérent, données obsolètes, etc. Une migration est idéale pour nettoyer sa base de données en une seule fois. Comment procéder ?
Il est important que vous mettiez un point d’honneur à nettoyer vos données avant de les introduire dans HubSpot. La qualité des données dans HubSpot dépendra de leur qualité dans Salesforce. Plus vous aurez pris soin de préparer vos données pour les importations, plus votre migration se fera efficacement. Après tout, migrer vers un nouveau CRM c’est comme déménager dans une nouvelle maison : vous ne voudriez pas apporter des meubles sales dans votre nouveau salon.
Le mappage des données est une étape essentielle pour une utilisation durable de votre nouvel outil. Cela signifie que vous devez relier chaque objet et chaque propriété de Salesforce vers chaque objet et propriété de HubSpot. Si le mappage sera le plus souvent évident, ce ne sera pas tout le temps le cas.
Le transfert d’objets et de propriétés personnalisées rendent la tâche un peu plus complexe. Il se peut que vous ayez des objets que vous devrez définir dans HubSpot avant de commencer la migration. Il y a cependant des équivalences entre les deux CRM. On n’a pas le même langage, mais on a la même donnée :
Connaître la relation entre chaque objet et propriété depuis les plateformes permet de garantir l’absence d’erreurs lors de la migration.
Vous avez listé vos besoins, audité votre structure CRM actuelle et identifié les données à transférer. Élaborez maintenant un cahier des charges. Il reprend les actions à réaliser par chaque équipe et des préconisations pour mettre en œuvre les meilleures pratiques CRM.
Avec ce livrable, il est plus simple de visualiser toutes les actions qui sont à prioriser, ainsi que les acteurs concernés. Pour le réaliser, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
Vous pourrez ainsi disposer d’un maximum d’informations pour élaborer votre stratégie de migration avant de déployer votre nouveau CRM.
Il existe plusieurs méthodes pour migrer de Salesforce vers le CRM HubSpot. Votre choix dépendra du volume de données, de la complexité de l'automatisation et du budget consacré au processus.
Intégration Salesforce x HubSpot : Première méthode, l’utilisation de l’intégration Salesforce x HubSpot, disponible directement sur la marketplace des applications HubSpot. Elle permet le transfert des données entre les deux logiciels. Cependant, cette méthode s’applique surtout pour des systèmes CRM demandant peu de personnalisations. Cette intégration synchronise uniquement les éléments “Contacts”, “Sociétés”, “Transactions” et “Tâches”. Elle sera privilégiée si le modèle de données reste inchangé, et prêt à migrer sans besoin de nettoyage préalable. Voici les étapes pour procéder à votre migration :
Étape 1 : installer l’application Salesforce depuis la Marketplace HubSpot et se connecter à son compte.
Étape 2 : lancer l’installation du package Salesforce puis le mettre en place pour tous les utilisateurs.
Étape 3 : choisir le type de configuration parmi une configuration “recommandée” et une configuration “avancée”.
Étape 4 : préparer un fichier de mapping en collaboration avec les équipes concernées. Ce fichier doit permettre de :
Étape 5 : choisir les objets à importer et commencer le transfert.
Vous êtes prêts pour regarder votre data migrer en temps réel, puis être ajoutée aux contacts, sociétés, transactions et tâches correspondantes.
Fichier CSV : La seconde méthode, l’import via un fichier CSV est la moins technique. Il vous suffit d’exporter vos données de Salesforce et les importer via un fichier CSV. Cela vous permet de retraiter les données si besoin. La méthodologie pourrait ressembler à ceci :
Pensez à gérer vos associations directement dans vos fichiers pour importer le lien entre les objets. Par exemple, entre l’objet "Contact" et l’objet "Société".
Attention, ce chemin comporte lui aussi ses inconvénients. En effet, vous êtes dépendant de ce que propose HubSpot dans l’interface pour gérer vos imports. Les objets de base sont facilement importables, néanmoins les objets secondaires ne le sont pas. C’est le cas des activités, des tickets, des réunions ou des types d’abonnements aux emails par exemple.
HubSpot API : La troisième méthode est plus technique, car elle consiste à synchroniser les flux de données via des API. L'exploitation d'API permet de communiquer entre systèmes d’informations. Grâce aux API, vous pouvez récupérer des contacts, les modifier et même en supprimer si besoin. Les API d’HubSpot et Salesforce sont très complètes et permettent d'interagir avec l’intégralité des objets CRM.
Une méthodologie couramment utilisée pour migrer certaines données se décompose en plusieurs étapes. À titre d’exemple, prenons une migration des notes :
DataLoader Natif : Enfin une dernière méthode est d’utiliser des DataLoader. Ces logiciels permettent de récupérer toute la base de données d’un CRM, tels que dataloader.io, coupler.io, etc. Pensez à vérifier que votre DataLoader est compatible avec HubSpot & SalesForce. Voici les étapes générales à suivre pour effectuer une migration Salesforce HubSpot à l'aide des DataLoaders :
Sans une équipe impliquée, il est inévitable que le changement se heurte à un obstacle de taille. La clé d'une migration réussie vers HubSpot est de s'assurer que vos équipes travaillent de manière synchronisée. Cela est possible grâce à un transfert de compétences les rendant autonomes et responsables. Il est important que tous comprennent parfaitement le nouvel écosystème, ainsi que les raisons qui motivent la migration. Le fait de savoir comment le CRM permet d’améliorer les processus va créer un sentiment d’utilité.
HubSpot fournit diverses ressources de formation pour que votre équipe puisse développer leurs compétences aussi vite que possible. Par exemple, HubSpot Academy propose un grand nombre de certifications et de cours sur l’utilisation quotidienne du CRM. Vous disposez également d'une base de connaissances en ligne où vous trouverez toutes les réponses à vos questions. La communauté HubSpot est aussi là pour vous aider, notamment un forum où vous pouvez échanger avec des experts HubSpot.
Vous pouvez bien sûr faire appel à une agence partenaire HubSpot tel que Make the Grade. Nous proposons un programme de formation CRM en 6 étapes pour assurer une intégration fluide et efficace de votre équipe à l'utilisation d'HubSpot :
Migrer de Salesforce vers le CRM HubSpot peut représenter un effort considérable pour toute entreprise. Vous n’êtes cependant pas obligé de la faire seul. Bonne nouvelle, nous vous accompagnons tout le long du projet d’intégration. Nos experts en interne ont une approche généraliste, et maîtrisent l’ensemble des Hubs, Marketing, Sales, Service, CMS et Opérations. Découvrez comment nous mettons notre savoir-faire en intégration du CRM HubSpot au service de votre croissance.