Certaines tâches administratives peuvent vite devenir chronophages. L’ISC Paris voulait trouver une solution afin d’améliorer ses process et se concentrer davantage sur l’accompagnement de leurs élèves. Ils ont choisi Make the Grade pour les aider à rendre leurs données plus exploitables sur le CRM HubSpot.
Dans un monde en constante évolution, la vocation de l’ISC Paris reste la même, sélectionner et former des talents à l’entreprise de demain. Elle met un point d’honneur à apporter le meilleur apprentissage possible à ses étudiants, avec des formations connectées à la réalité.
L’ISC Paris, c’est près de 20 000 alumnis dans le monde, deux campus, Paris et Orléans, et 60 ans d’existence. Des chiffres qui lui permettent de faire partie des 20 plus grandes écoles de commerce et de management en France. L’école est aujourd’hui le fer de lance de la formation par l’action, ambitionnant de devenir LA référence de l’Action Learning.
Aujourd’hui, le groupe se développe autour de 3 marques :
Cette école de commerce, parmi les meilleures en France, a fait le choix de l’accompagnement et de la proximité avec les étudiants et les entreprises.
Avec plus de mille entreprises partenaires et plusieurs milliers d'apprenants, l’ISC Paris devait trouver une solution centralisant tous leurs échanges avec leurs interlocuteurs. Pour exploiter au mieux ces données et éliminer les tâches administratives les plus chronophages, ils ont fait appel à Make the Grade. Nous les avons accompagnés sur plusieurs défis, permettant d'améliorer le parcours de décision de ses étudiants :
Avec cette collaboration, l’ISC Paris devait disposer d’un CRM HubSpot personnalisé et optimisé face aux enjeux du secteur de l’éducation.
En réponse à leurs besoins, un parcours de 6 sessions d’accompagnement sur le paramétrage du CRM fut mis en place. En amont de ces sessions, nettoyer la base de données initiale était nécessaire, afin de pouvoir travailler dans les meilleures conditions.
La migration de données est l’occasion de partir sur un CRM optimisé pour les performances. Il est crucial de faire le tri et de nettoyer sa base de données CRM au mieux avant de l'importer. C’est dans ce cadre que nous avons accompagné les équipes de l’école, selon les propriétés nécessaires à retrouver dans leur CRM.
Voici le processus mis en place afin de migrer l’ensemble des données de contact et d'entreprises dans HubSpot :
Une fois ces étapes réalisées, nous avons procédé à une importation des données globale vers le CRM HubSpot. Chaque utilisateur a pu retrouver son portefeuille tel qu’il était avant l’importation. Nous avons ensuite enchaîné sur un parcours d’accompagnement en 6 sessions dédié au paramétrage de l’outil. Ce temps de personnalisation s’est réalisé avec deux porteuses de projet côté ISC Paris et un consultant CRM et RevOps côté agence Make the Grade.
Pour cette première session d’une heure, l’enjeu était de présenter le CRM tout en expliquant son fonctionnement. Les équipes de l’ISC Paris ont pu comprendre toutes les subtilités des objets personnalisés, des fiches contacts et des fiches entreprises. Nous avons également pu définir les propriétés de contact et d’entreprise à créer, propres à l’école de commerce. Après cette session, les membres de l’ISC Paris étaient aptes à optimiser leurs actions marketing, avec un CRM personnalisé pour le secteur de l’éducation.
La seconde session nous a permis d’expliquer le fonctionnement des tunnels de conversion sur HubSpot. Les différentes phases du cycle de vie, les fiches transactions ainsi que le potentiel d’automatisation. Avec différentes formations proposées par l’école, il nous fallait personnaliser le tunnel en fonction de chacune, en fonction des processus administratifs respectifs. Nous les avons conseillés et challengés sur les différentes phases du pipeline commercial à mettre en place. L’objectif de la session, pour l’ISC Paris, était de disposer des bonnes étapes et bonnes propriétés pour chaque fiche transaction.
Après avoir personnalisé le tunnel vente, place à son automatisation. En éliminant les tâches répétitives et chronophages, les actions humaines sont simplifiées. Nous parlons ici d’expérience d’aide au "match" entre entreprises et étudiants. L’objectif ? Anticiper un volume d’opportunités commerciales important à traiter simultanément. Nous parlons ici de plusieurs centaines d’entreprises à mettre en contact avec autant d’étudiants sur une période annuelle.
Avec un rythme intense et un flux élevé d’informations à chaque rentrée, il était important de mettre en place un processus d’automatisation marketing.
Les équipes de l’ISC Paris travaillant avec divers outils pour gérer leurs missions, l’enjeu était de les raccorder à HubSpot :
L’avant-dernière session se concentrait sur les fonctionnalités de productivité commerciale disponible sur HubSpot, que voici :
Chacune de ces fonctions était en cohérence avec les phases du tunnel de vente définies en amont. L’objectif, optimiser au maximum la productivité des équipes.
Voilà le temps de la sixième et dernière session, la création de tableaux de bord de suivi de la performance. Chaque tableau de bord contenait des rapports sur-mesure selon les besoins de l’ISC Paris. Nous leur avons proposé deux modèles spécifiques :
Au terme de ces 6 heures, nous avons pris le temps d’échanger avec les équipes de l’école de commerce. Ce moment était primordial pour confirmer que nous avions su répondre à leurs attentes et à leurs enjeux initiaux.
De plus, nous leur avons délivré une charte de bonne conduite CRM, garantissant la qualité des données intégrées. Parmi les nombreux conseils présents dans cette charte, en voici quelques exemples :
Tous ces conseils avaient pour finalité un usage optimal de l’outil vis-à-vis des actions commerciales entreprises par l’ISC Paris.
En parallèle de l’intégration du CRM HubSpot, nous avons conçu des modèles d’emails marketing dans le portail ISC Paris. Avec trois entités au sein du Groupe, l’objectif était de développer un modèle pour chaque :
L’activité marketing quotidienne étant volumineuse, beaucoup de contacts sont remontés, pour lesquels un discours personnalisé était nécessaire. Nous avons animé des ateliers en compagnie des équipes, afin de connaître les éléments essentiels à diffuser dans ces emails. Il s’agissait des actualités comme les portes ouvertes, partager des contenus et des brochures liées aux formations, des témoignages alumnis, etc.
Créer les modèles de ces emails marketing a demandé plusieurs phases :
La personnalisation des emails est essentielle pour engager une relation de confiance et de proximité avec ses interlocuteurs. Véritable pilier de l’inbound marketing, c’est un outil de conversion et de nurturing redoutablement efficace.
Suite aux deux étapes précédentes, nous avions tout le contexte pour entamer la dernière partie de cet accompagnement d’optimisation CRM. Elle concernait la formation des équipes internes de l’ISC. Chaque unité utilisatrice de la solution HubSpot a pu profiter d’une formation sur-mesure et adéquate selon ses besoins.
Au total, 5 binômes ont participé à ces séances de formation d’une heure. Elles concernaient plusieurs pôles. Doctorate of Business Administration, Master of Business Administration, Alternance, Taxe d’apprentissage et Fond de dotation, ainsi que Formation continue. Voici l’ordre du jour de ces onboardings par binômes :
Le transfert de compétences est une valeur à laquelle nous attachons une grande importance. C’est pourquoi nous avions à cœur de donner toutes les clés à l’ISC Paris pour qu’ils utilisent au mieux leur outil CRM.
Cet accompagnement CRM complet a permis à l’ISC Paris de structurer son organisation interne, tout en améliorant l’expérience de ses étudiants et de ses entreprises partenaires. Les équipes ont renforcé leurs connaissances et leurs pratiques grâce à 6 sessions dédiées au paramétrage de l’outil HubSpot. Avec également 3 modèles d’emails marketing élaborés pour chaque entité et des formations sur-mesure, l’ISC Paris s’assure une utilisation optimale de HubSpot. Cependant, de nouveaux défis ont été relevés durant ce parcours, comme celui de l’expérience client à fluidifier à l’aide de pages d'atterrissages dédiées.
Leur objectif est d’aller toujours plus loin dans leur accompagnement, afin d’aider leurs étudiants à trouver les bonnes entreprises. Le CRM HubSpot est pour l’école de commerce un levier essentiel pour pouvoir se concentrer davantage sur son cœur de métier, l’apprentissage. Après avoir vu comment personnaliser le CRM HubSpot pour le secteur de l’éducation, découvrez comment l’aligner avec votre site internet. Pour cela, notre étude de cas sur la refonte du site web de l’École Hôtelière de Lausanne est idéale.