11 workflows du Sales Hub à créer pour votre activité sur HubSpot

Selon Bill Gates : “L’automatisation appliquée à un process efficace va augmenter l’efficacité.” Découvrez dans cet article en quoi les workflows sont un atout pour vos équipes commerciales. Nous verrons également quels sont les top workflows du Sales Hub à créer pour votre activité.

À quoi sert un workflow HubSpot pour les commerciaux ?

Les workflows automatisés d’HubSpot, traduits littéralement par “flux de travail” en français, désignent une fonctionnalité puissante du CRM. Ils permettent aux équipes internes et surtout aux commerciaux d'automatiser leurs tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Ceci dans le but d’avoir plus de temps à consacrer aux clients et tâches importantes de leur métier.

Voici quelques exemples de bénéfices à mettre en place des workflows pour son service commercial :

Gain de temps grâce à l'automatisation des tâches

Éliminer les tâches manuelles et redondantes, telle est la mission d’un workflow. Vous pouvez facilement créer des workflow de relance client, d’envoi d’emails personnalisés et de tâches de rappel par téléphone. De cette manière, vos commerciaux passent moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.

Le gain de temps vient aussi de la gestion du tunnel de vente de l’entreprise qui se fluidifie. En effet, on peut passer automatiquement le statut d’un contact marqué comme “lead” en “client” lorsqu’une vente est signée. De même que l’on peut automatiser le passage d’un prospect de la phase de “prise de rendez-vous” à “proposition commerciale envoyée” par exemple.

En soi, les workflows font partie des outils de vente indispensables pour toutes les entreprises désireuses de passer à la vitesse supérieure.

Optimiser les relances prospects : les workflows du Sales Hub

Les relances commerciales sont souvent négligées, mais elles sont cruciales pour transformer un prospect en client. Grâce aux workflows, vous pouvez vous assurer que chaque prospect reçoit l'attention nécessaire, sans que votre équipe ne rate une opportunité. Pour cela, vous allez pouvoir automatiser les relances via l’envoi d’emails réguliers pour maintenir une relation proactive avec vos prospects.

Vous pouvez dans ce cas précis combiner les workflows aux séquences de prospection de l’outil HubSpot. Ainsi, les workflows vont déclencher automatiquement l’inscription des prospects dans les bonnes séquences grâce à des critères de déclenchement déterminés.

À noter : cette fonctionnalité est uniquement disponible avec le forfait Sales Hub Enterprise. Pour les forfaits inférieurs, vous pouvez quand même automatiser l’envoi de tâches à vos commerciaux “Inscrire le contact dans la séquence”.

Pour optimiser vos relations prospects et être certain de viser juste, il faut travailler sa stratégie et son sales enablement pour vraiment coordonner les équipes marketing et sales.

Systématiser une approche des leads personnalisée et adaptée

Le nerf de la guerre en vente réside dans la capacité pour une entreprise à toucher son prospect au bon moment et avec le bon message. Mais parfois, les commerciaux se retrouvent sur-sollicités. Devant l’ampleur des tâches à réaliser, des trous dans la raquette peuvent se former.

Voilà pourquoi les workflows du Sales Hub sont importants. Ils vont permettre de systématiser les actions de prospection et ainsi n’oublier aucun contact ou lead entrant. Afin de bien personnaliser les messages et comprendre les enjeux de l’automatisation commerciale, certaines entreprises font appel à une agence intégrateur HubSpot.

Maintenant que vous comprenez les avantages des workflows, découvrons les exemples à mettre en place dans son CRM pour faire de la croissance.

11 workflows du Sales Hub à créer pour votre activité sur HubSpot

De nombreuses entreprises ont fait le choix d’adopter un CRM pour leur activité lorsque l’équipe commerciale commençait à s'agrandir et les informations à s’éparpiller.

C’est une fois la donnée importée dans votre CRM qu’il est temps de l'exploiter. Les workflows du Sales Hub sont un bon outil pour entretenir vos relations prospects, mais aussi maintenir une base de données propre. Découvrons les 11 workflows à créer pour votre activité.

Utiliser les tâches HubSpot en interne pour augmenter la productivité

Vous constatez que des deals auraient pu être gagnés si le suivi commercial avait été optimisé ?

Les tâches sont un outil important pour structurer votre productivité et n’oublier aucune relance prospect. Elles peuvent aussi servir à se souvenir des tâches répétitives à vos commerciaux, tel que le nettoyage de base de données.

Une bonne pratique CRM consiste à renseigner le propriétaire de chaque contact. Avec les workflows du Sales Hub, on peut systématiser l’envoi d’une tâche à un commercial lorsqu’un contact n’a pas de propriétaire attribué. C’est important d’avoir ce type de donnée renseigné sur 100% de vos contacts en cas de demande de démo ou de devis sur votre site web. Le but étant de savoir attribuer le lead au bon commercial ensuite.

Être informé des devis signés avec le Sales Hub de HubSpot

L’outil HubSpot permet d’envoyer automatiquement des notifications internes par email ou via des outils tiers comme Slack.

Ainsi, lorsqu’un devis est signé, la transaction arrive à la phase “Fermé - Gagné” dans le tunnel de vente. On peut informer l’équipe commerciale de cette réussite de manière automatique en félicitant les propriétaires du deal par exemple.

Automatiser la gestion des transactions sur son CRM HubSpot

Lorsque vos deals entrent dans le pipeline des ventes, il est important de relancer régulièrement les clients pour donner un bon rythme à la négociation et rester dans leur esprit tout au long du processus commercial.

Ainsi, on peut automatiser la création d’une tâche pour un commercial dès qu’un deal est resté inactif au bout d’une certaine période donnée. Cela permet de garder une relation étroite avec chacun de ses prospects.

Attribuer des leads automatiquement à ses équipes commerciales

HubSpot propose des modèles d’attribution des leads selon différentes méthodologies.

Vous pouvez configurer l’attribution en mode aléatoire lorsque vous créez différentes branches, ou bien spécifier une équipe en fonction des propriétés de contact. Par exemple, si le code postal est connu, on peut trier par région et attribuer le lead au bon secteur géographique des commerciaux.

Workflow Sales : mettre à jour le cycle de vie du contact

Pour limiter les tâches manuelles et répétitives, on peut mettre à jour automatiquement le cycle de vie d’un contact lorsqu'un devis est signé par exemple.

Pour ce faire, le critère de déclenchement va partir du statut de la transaction “Fermé Gagné”. Puis, on ajoute une action “Modifier une fiche d’information” pour mettre automatiquement à jour les fiches de contact associées.

Qualifier automatiquement des leads avec les workflows Hubspot

Cette logique s’inscrit dans un ensemble de bonnes pratiques que vous pouvez retrouver dans ce guide RevOps. Pour faire simple, la méthodologie consiste à supprimer les silos entre les services marketing, commerciaux et de succès client pour améliorer l’expérience client.

Vous pouvez décider de qualifier vos prospects en filtrant certains critères via des workflows puis en les inscrivant automatiquement dans des séquences de prospection.

Les workflows du Sales Hub servent à qualifier automatiquement des leads, par exemple, lorsqu’ils complètent un formulaire. On peut se baser sur des informations concrètes telles que la taille de son entreprise, le chiffre d’affaires annuel, son secteur d’activité, pour le passer automatiquement en MQL.

Cette logique peut aussi être implémentée via une stratégie de lead scoring.

Automatiser les relances client avec les séquences du Sales Hub

Les workflows du Sales Hub permettent également d’automatiser les relances client via les séquences de prospection. Par exemple, un lead est qualifié par le marketing et est transféré à l’équipe commerciale.

Vous pouvez créer des séquences personnalisées en fonction de leurs centres d’intérêt pour les prospecter et viser juste.

Faire chauffer les leads avec une stratégie de nurturing

Les workflows HubSpot servent à la fois aux équipes Sales, Succès client, mais aussi Marketing. Ils sont d’ailleurs très puissants pour éduquer les prospects sur leurs problématiques métier via une stratégie de lead nurturing bien rodée.

Le but ? Travailler leur maturité sur votre expertise pour qu’ils comprennent progressivement que votre produit ou service est la solution à leur problème.

Formater vos données avec les workflows et le Operations Hub de HubSpot

Une fonctionnalité des workflows HubSpot permet de garder votre donnée toujours parfaitement propre. Exemple : le numéro de téléphone est un champ libre dans les formulaires, ce qui donne lieu à de nombreuses écritures :

• Avec des points : 00.01.02.03.04
• Avec des espaces : 00 01 02 03 04
• Avec l’indicatif téléphonique +33, +44, etc.

Autant de manières différentes, qui ne rendent pas une donnée propre dans votre CRM, surtout si vous avez une solution de téléphonie synchronisée comme Aircall. Les erreurs peuvent intervenir. Heureusement, les workflows et l’Operations Hub permettent de formater les numéros de téléphone.

Automatiser l’envoi d’emails personnalisés avec les workflows HubSpot

On peut automatiser l’envoi d’emails personnalisés via les workflows Sales. Par exemple, lorsqu’un contact soumet un formulaire HubSpot pour demander une démo ou contacter un expert de votre équipe.

Vous pouvez décider d’automatiser les actions d’emailing qui vont en découler, un email de follow-up personnalisé. Comment ? En utilisant les jetons de personnalisation, ces éléments sont très pratiques pour afficher automatiquement les propriétés de contact, entreprise et transaction pour que l’email colle le plus possible à son profil.

Attention toutefois à les utiliser avec parcimonie car si une ou plusieurs informations sont manquantes, le lead doit éviter de recevoir un email en texte à trous.

Compléter automatiquement les fiches entreprise à partir des fiches contact

Les workflows Sales permettent de supprimer les tâches chronophages du quotidien des commerciaux.

Par exemple, lorsqu’ils créent une fiche de contact dans le CRM, vous pouvez utiliser un workflow pour copier les propriétés de cette fiche sur la fiche d’entreprise correspondante. De cette manière, si l’adresse ou le secteur d’activité sont renseignés sur la fiche entreprise, on peut décider de copier l’information sur les fiches de contact associées. À l’inverse, on peut copier la source d’un lead sur sa fiche entreprise correspondante.

À noter : vous pouvez paramétrer HubSpot pour qu’une fiche entreprise soit automatiquement créée à partir du domaine d’email d’un contact.

Les workflows du Sales Hub de HubSpot sont de puissants outils d’automatisation qui permettent d’améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe commerciale. En mettant en place ces 11 workflows sur votre CRM, vous optimisez non seulement vos processus, mais vous créez également une expérience client plus fluide et personnalisée.

Vous pouvez commencer à utiliser les workflows et à récolter les fruits de ces améliorations ! HubSpot est une plateforme qui permet d’aligner vos équipes sur un même outil CRM. Les workflows servent également aux équipes marketing et de succès client. Découvrez-en davantage sur les workflows marketing sur HubSpot.