Comment créer un processus d'attribution des leads efficace ?

La gestion des leads est prioritaire pour toute entreprise souhaitant suivre le guide Revops et assurer une croissance pérenne. Pour cela, il est essentiel de disposer d'une stratégie d'attribution des leads claire et efficace. Cependant, de nombreuses entreprises ont du mal à mettre en place un tel processus, ce qui peut entraîner une perte de leads et donc de revenus. Dans cet article, nous allons vous donner les clés en 4 étapes pour optimiser votre processus d'attribution des leads. Petite comme grande entreprise, vous trouverez les meilleurs conseils pour améliorer la gestion de vos prospects et booster votre croissance.

Qu’est-ce que l’attribution des leads ?

Chaque nouveau prospect est un client potentiel pour votre entreprise. Ce qui importe, c'est la façon dont vous les traitez. Vous avez probablement consacré beaucoup de temps et d'argent à la génération de ces leads, vous devez donc vous assurer qu'ils ne sont pas perdus.

Si vous répondez rapidement à leurs demandes et leur fournissez des informations pertinentes, ils seront plus enclins à acheter chez vous. En revanche, si vous tardez à les contacter, ils pourraient se tourner vers vos concurrents. Mais il est également important pour les vendeurs de faire un bon suivi des prospects afin de maximiser les chances de conclure une vente. Les statistiques montrent que seulement 2 % des ventes se réalisent lors du premier contact (IRC Sales Solutions). Si le suivi n’est pas correctement effectué, vous risquez donc de perdre 98 % de vos ventes potentielles.

Une fois le travail de marketing et growth effectué, pour attirer les prospects, vous devez rapidement vous mettre en contact. Vous arriverez à les transformer plus simplement et donc pourrez générer davantage de revenus pour votre entreprise. C'est là qu’une stratégie d’attribution des leads démontre toute son importance.

Vos prospects ayant des objectifs, des problèmes et des souhaits différents, il est nécessaire de les associer aux bons commerciaux. Chaque prospect qui passe par votre entonnoir marketing est unique. Vos représentants commerciaux sont tout aussi uniques, avec des compétences, des niveaux de connaissance des produits et des expériences différents. Une stratégie d’attribution des leads consiste à examiner ce qui rend unique vos prospects et à les acheminer vers le bon commercial pour lancer un cycle de vente. Un système de lead distribution bien conçu assure une répartition cohérente des prospects entrants, favorisant la réussite des ventes.

Par exemple, vous ne voudriez peut-être pas que l'un de vos nouveaux représentants commerciaux, ayant quelques mois d'expérience, s'occupe des plus grosses opportunités. Il n'est probablement pas le mieux placé pour communiquer la valeur de votre solution. Il est plus judicieux de les confier à des commerciaux plus expérimentés, qui vendent votre produit ou service depuis un certain temps. Ils auront plus de facilité pour conclure des affaires importantes avec succès.

À quel moment mettre en place une méthode d’attribution des leads ?

Une stratégie de lead distribution efficace est un aspect essentiel de la méthodologie inbound marketing d’une entreprise. Elle sert de pont entre le marketing et les sales. Alors quand mettre en place une telle méthode, qui garantira une transition réussie de prospects à clients ?

Les stratégies d'inbound marketing sont conçues pour attirer des clients potentiels et générer des leads. Cela par le biais de différents canaux, tels que les réseaux sociaux, les articles de blog et le SEO. Cependant, l'efficacité de ces stratégies peut être limitée si les leads générés ne sont pas correctement distribués au bon interlocuteur. Un processus d’attribution des leads pertinent permet de s'assurer que les prospects qualifiés sont remis aux commerciaux les plus appropriés.

Cette méthodologie concerne cependant, plutôt les entreprises qui ont déjà plusieurs commerciaux. En règle générale, il est recommandé d'avoir entre 3 et 5 cinq représentants avant de se concentrer sur l’attribution des leads. La méthode nécessite un certain nombre de ressources et d'efforts pour être gérée efficacement. Au fur et à mesure que votre équipe de vente s'agrandit, la nécessité d'une distribution des leads performante devient de plus en plus importante. Vous devez vous assurer que vos représentants travaillent de la manière la plus efficace possible. Cela vous permettra par ailleurs d’améliorer la satisfaction des clients et d’établir des relations commerciales à long terme. En fin de compte, vous pourrez générer davantage de revenus pour votre organisation. Si vous disposez de moins de commerciaux, assurez-vous tout de même que les leads entrants arrivent jusqu’à eux. Et ce, même s’il n’y a pas de répartition.

En raison de son importance commerciale, votre processus d’attribution des leads doit être documenté dans le cadre d’un modèle RevOps. Les étapes suivantes vous aideront à démarrer.

Étape 1 : vérifier la qualité des leads

Pour créer un processus de lead distribution efficace, il est important de donner la priorité à la qualité des leads avant de les transmettre à l'équipe de vente. Attribuez une valeur spécifique à chaque lead en fonction de ses qualifications et de ses comportements. Vous pouvez déterminer cette valeur en fonction de son engagement sur votre site web, ses préférences en matière de contenu, le chiffre d'affaires de son entreprise, etc.

Commencez par parcourir l'historique de vos données, afin d’examiner quels attributs vos clients ont en commun, de même que les prospects non convertis. Cela vous aidera à déterminer les caractéristiques qui indiquent une bonne adéquation avec votre produit ou votre service. L’approche va permettre de hiérarchiser les prospects en fonction de leur catégorie. L’étape suivante sera de supprimer les contacts non qualifiés ou au contraire le transférer aux sales. Dans ce dernier cas, ils pourront le contacter immédiatement.

Supposons, par exemple, qu'une personne consulte dix pages différentes de votre site. Elles concernent les caractéristiques, les spécifications, les prix, les avis, etc. d'un produit. Cela indique que le prospect est probablement très intéressé par vos offres. Toutefois, lorsque vous examinez les informations relatives au prospect, vous constatez que le chiffre d'affaires moyen de l'entreprise est plus bas que votre marché cible. En filtrant les prospects avant de les transmettre aux commerciaux, vous pouvez vous assurer qu’ils se concentrent uniquement sur les meilleures opportunités.

Étape 2 : choisir la méthode d’attribution des leads à adopter

Il est fort probable que vous utilisiez déjà l'une des stratégies de lead distribution suivantes. Cependant, ce n'est pas parce que vous utilisez une certaine méthode qu'elle est la mieux adaptée à votre entreprise. Elle ne doit pas être considérée comme définitive. Nous allons passer en revue les différentes stratégies à votre disposition. Vous aurez ainsi le recul nécessaire pour prendre une décision éclairée :

• Attribution par segment : affecter des représentants commerciaux à des clients potentiels en fonction de différents critères. Leur localisation, la taille de l’entreprise, le secteur d'activité ou le chiffre d'affaires annuel.
• Attribution “Round Robin” : répartir les prospects de manière égale entre les représentants commerciaux. Néanmoins, à mesure que l'équipe s'agrandit et que les compétences varient, cette approche peut compromettre l'expérience des prospects. Chaque sales à ses propres points forts sur différents secteurs d’activité. Certains seront également plus ou moins aptes à traiter des grands comptes selon leur expérience.
• Attribution pondérée : assigner les leads en fonction de critères spécifiques, tels que le niveau d'expérience, afin d'améliorer les performances. Les nouveaux embauchés peuvent recevoir moins de prospects pour leur permettre d'apprendre le processus de vente. Tandis que les commerciaux les plus performants peuvent recevoir davantage de prospects, plus qualifiés, pour maximiser le chiffre d'affaires.

L'approche que vous choisissez dépend de votre stade de croissance et des ressources dont vous disposez. L’approche pondérée offre le plus grand potentiel pour aligner les prospects avec les représentants les plus appropriés. Toutefois, si vous êtes par exemple une start-up en démarrage, elle peut ne pas être adaptée pour le stade actuel de votre entreprise. Commencez par l'option la plus logique en fonction de la taille actuelle de votre équipe. Au fur et à mesure que vous vous développez et que des ressources supplémentaires deviennent accessibles, continuez à affiner votre processus. Faites-le jusqu'à ce que vous puissiez attribuer les leads efficacement en fonction de vos critères préférés.

Étape 3 : définir les critères et les normes à prendre en compte pour une stratégie d’attribution des leads

Lorsqu'il s'agit de mettre en place un système de lead distribution, il est essentiel d’analyser des critères spécifiques. Vous devez choisir les meilleurs prospects à gérer pour chaque membre de votre équipe de vente. Plusieurs facteurs critiques peuvent être pris en compte, tels que :

• L’expertise : les compétences d'un commercial sur un produit, un service ou un marché particulier peuvent présenter des avantages significatifs. Ils ont tendance à avoir une compréhension plus profonde des points de douleurs et des principaux gains pour ce groupe de clients. Cela les rend plus aptes à établir un rapport, à répondre aux objections et à conclure des affaires.
• L’expérience : selon la situation, certains scénarios peuvent exiger les compétences d'un représentant commercial plus expérimenté. Lorsqu'il s'agit de gérer des affaires importantes ou complexes, ils sont généralement plus compétents. En particulier, lorsqu'il s'agit de travailler avec des clients importants, l'expérience devient encore plus cruciale.
• La performance : L'une des façons d'attribuer les leads consiste à récompenser les sales en fonction de leurs performances passées. Cette approche garantit que les représentants les plus performants reçoivent davantage de leads de qualité. Néanmoins, l'équité de cette attribution peut poser un problème, car les commerciaux les plus performants recevront systématiquement les meilleurs leads. Ce qui désavantage automatiquement les moins performants et peut créer un cycle néfaste pour les performances de l’entreprise. Pour éviter cela, il est essentiel d'encourager les commerciaux peu performants à s'améliorer, tout en motivant les plus performants à maintenir leur productivité. Chaque commercial a une chance équitable de réussir.
• L’emplacement géographique : l'association de commerciaux avec certains comptes basés dans une région ou un pays particulier est utile lorsqu'il est nécessaire de connaître les lois, la démographie ou les exigences locales. Cette approche est également pratique pour répondre aux prospects qui exigent des démonstrations de produits sur place.
• La disponibilité : un représentant commercial ne peut traiter efficacement un lead que s'il a suffisamment de temps et d'attention à lui consacrer. Même si un commercial ne répond pas à tous les autres critères, la disponibilité est un facteur essentiel. Il arrive que seuls certains commerciaux puissent être en mesure de s'occuper d'un client potentiel.

Étape 4 : optimiser le processus d’attribution des leads grâce à l’automatisation

Après avoir déterminé la méthode de lead distribution ainsi que les critères les plus efficaces, l'étape suivante consiste à établir un processus de mise en œuvre. Bien que l’attribution des leads manuellement permette un contrôle total, elle peut s'avérer chronophage. Elle devient peu pratique lorsque les entreprises se développent et que le nombre de leads augmente. L’intégration du CRM HubSpot est une option pertinente pour automatiser le processus. Nous allons voir plus précisément pourquoi à travers plusieurs bénéfices :

• Évolutivité : Au fur et à mesure que le volume de prospects augmente, la distribution automatisée de prospects peut facilement gérer la charge. Cela permet à votre équipe de se concentrer sur d'autres tâches essentielles. Supposons que vous adoptez une approche "round-robin" et que vous générez soudainement 1 000 leads supplémentaires par rapport à votre volume habituel. Vous pouvez alors
• décider d'élargir votre équipe en embauchant cinq commerciaux supplémentaires pour gérer la charge de travail accrue. Dans ce cas, il vous suffit d'ajouter les nouveaux membres au système d’attribution. Le nombre de leads affectés à chacun sera ajusté en fonction du nombre total de commerciaux de l’équipe. Vous garantissez que la charge de travail est répartie de manière égale et efficace, même si votre processus évolue.
• Efficacité : l'automatisation est un atout indéniable pour améliorer l’efficacité de l’entonnoir des ventes. Elle permet de gagner du temps et de réduire la probabilité d'erreurs dans l'attribution des leads. Le processus consiste à les classer en groupes et à les assigner aux représentants commerciaux appropriés sur la base de règles vues précédemment. La disponibilité, la localisation, la taille de l'entreprise, etc. Avec un processus qui prend en compte toutes ces variables, vous et votre équipe n’avez plus la tâche fastidieuse de faire correspondre les leads aux bons commerciaux. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur ce qu'elle fait le mieux, conclure des affaires et générer du chiffre d'affaires. Sans s'embarrasser de processus manuels d'affectation des prospects.
• Personnalisation : Mettez en place une stratégie de lead scoring pour évaluer et assigner les prospects en fonction de leur intérêt. En y intégrant des scores personnalisés, vous pouvez adapter le processus à votre approche et à vos critères spécifiques. Configurer ensuite des workflows afin de classer les leads selon ces spécifications.
• Flexibilité : L’attribution des leads automatisée peut être facilement adaptée aux changements de votre processus de vente. Cela vous permet de rester réactifs face à l'évolution des conditions du marché.
• Amélioration des performances commerciales : la rapidité avec laquelle vous répondez à un lead est essentielle. Les clients potentiels qui doivent attendre longtemps avant d'entrer en contact avec un commercial sont plus susceptibles de se désintéresser et de chercher d'autres solutions. En revanche, un temps de réponse rapide se traduit par un taux de conversion plus élevé et une augmentation du chiffre d'affaires. Avoir les représentants les mieux adaptés pour chaque lead vous permet de maximiser les chances de réussite des ventes.

L'automatisation offre l'avantage supplémentaire d'une attribution pondérée des leads sans contrainte opérationnelle. Cela signifie que vous pouvez sans effort affecter les leads aux commerciaux appropriés au moment optimal. Il en résulte une équipe de vente plus efficace et plus de temps pour optimiser d'autres solutions Revops.

Quelles sont les meilleures pratiques d’attribution des leads pour les responsables sales ?

Comment pouvez-vous assurer le bon fonctionnement de votre méthode de lead distribution et en tirer parti pour inspirer et motiver vos commerciaux ?

• Documentez votre processus d’attribution des leads : La documentation à chaque étape de votre stratégie est essentielle pour l’améliorer. Sans documentation appropriée, il est possible d’atteindre un stade où elle devient floue et confuse. Ce faisant, vous pouvez évaluer le processus avec votre équipe et chercher constamment des façons de le peaufiner tout en maintenant le contrôle. Une documentation transparente alliée à une équipe d’excellents vendeurs peut aider à cerner les points à améliorer. Si quelque chose est perçu comme injuste, ils vous en informeront rapidement et vous proposeront les ajustements nécessaires.
• Restez simple : Il est important de pouvoir décrire la stratégie de façon concise. Si elle ne peut pas être expliquée en deux ou trois phrases, il peut être difficile d’attirer des recrues dans l’équipe de vente. Assurez-leur qu’ils auront plusieurs bénéfices à vous rejoindre. Par exemple, de bons délais de réponse, des leads de qualité, ou la possibilité de se concentrer davantage sur la conclusion de contrats. S'ils n’ont en plus pas à se soucier de l’équité de l’attribution des leads, alors cela indique un état sain pour votre stratégie.
• Attirez et retenez les meilleurs talents de vente avec une attribution transparente : de nombreux vendeurs quittent certaines entreprises, parce que le processus est volontairement opaque, ou est devenu trop compliqué à comprendre. Nous vous recommandons de faire preuve de diligence dans la mise à jour de la documentation. Servez-vous comme argument pour attirer et retenir vos talents. Ces derniers sentiront qu’ils sont traités équitablement, ce qui les motivera à bien performer et à être finalement satisfaits de leur rôle et de leur entreprise.
• Utilisez la répartition pondérée pour récompenser les employés les plus performants : les revenus générés sont souvent pris en compte pour rémunérer les sales selon leur rendement. Toutefois, l’utilisation d’une telle mesure financière comme récompense peut créer un déséquilibre entre les membres de l’équipe et entraîner une injustice pour certains. Mettez plutôt en œuvre un système basé sur leur résultat par rapport aux leads qui leur sont attribués. En utilisant une répartition pondérée, chaque membre de l’équipe a une chance équitable de faire partie des meilleurs commerciaux. Cette méthode les motive également à améliorer leurs performances et à acquérir plus de prospects dans leur pipeline de vente.
  
  

• Automatisez seulement si vous en avez besoin : l'automatisation commerciale n’est pratique que si elle permet à votre équipe de gagner du temps, d’économiser des efforts et de générer suffisamment de ROI. Elle convient lorsque vous avez un ensemble défini de tâches récurrentes qui se produisent quotidiennement. Par exemple, si vous recevez 20 leads chaque mois, passez-les en revue et attribuez-les à la personne appropriée. Lorsque l’exécution de cette tâche devient répétitive et monotone, c’est là que vous devriez envisager de passer à un système automatisé.

La création d'un processus d'attribution des leads efficace est essentielle pour maximiser la productivité et la rentabilité d'une organisation. En suivant les conseils et étapes clés définis dans cet article, une entreprise peut garantir que les bons leads sont attribués aux bonnes personnes, au bon moment. Avec un processus d'attribution des leads bien conçu, les équipes de vente sont plus performantes. Elles consacrent plus de temps et plus de ressources aux leads les plus prometteurs, ce qui se traduit par des taux de conversion plus élevés. Le résultat est en toute logique une augmentation des revenus pour votre entreprise. Découvrez maintenant comment déceler les meilleures opportunités commerciales grâce à l’inbound sales.