Comment configurer HubSpot en 8 étapes impactantes ?

Le CRM HubSpot est un outil tout-en-un dont le nombre de fonctionnalités permet de développer le chiffre d’affaires des entreprises. Avec ses différents Hubs : marketing, sales, service, CMS et Opérations, la solution est complète et son mauvais usage peut la rendre complexe… Découvrez dans cet article comment configurer cet outil puissant de 8 façons impactantes. Centralisez vos données, vos équipes et vos outils pour générer une croissance saine et pleine d’avenir.

Comment profiter de tout le potentiel du CRM HubSpot ? 

Le CRM HubSpot possède de nombreux atouts pour générer, optimiser et mesurer la création de revenus d’une entreprise. Cette logique s’inscrit dans une approche appelée Revenue Operations ou RevOps. Voici les différents Hubs proposés par le CRM HubSpot : Hub Sales : pour construire un pipeline commercial efficace et augmenter le nombre de conversion de prospects en clients : transactions, séquences, agendas de prise de rendez-vous, tâches, etc.

Hub Services pour établir des relations de confiance et pérennes avec vos clients, pour booster votre rétention des affaires : enquêtes de satisfaction, SAC, NPS Score, etc.

Hub Marketing pour déployer toutes les actions d’acquisition et d'interaction client via ses fonctionnalités telles que les campagnes marketing, le blog, l’emailing, lead scoring, live chats, etc.

Hub CMS pour créer un site internet performant et dédié à la génération de leads. Couplé à votre CRM, vous allez pouvoir analyser les comportements des visiteurs et adopter une approche marketing puis commerciale ciblée.

Hub Opérations pour synchroniser vos données avec les outils de votre quotidien pour centraliser vos actions internes pour améliorer votre productivité.

L’objectif est de casser les silos entre les différents services d’une entreprise : marketing, commerciaux, succès client, RH, comptabilité, etc. Ces entités qui fonctionnent indépendamment les unes des autres peuvent générer des frictions. Alors que le but commun de ces équipes est bien de faire de la croissance.

C’est pourquoi HubSpot parle d’une organisation sous forme de flywheel pour uniformiser les efforts des équipes dans l’amélioration de l’expérience client. Le CRM s’inscrit comme l’outil parfait pour synchroniser l’ensemble des données sur les contacts, les entreprises, les transactions et les activités. Découvrez 8 étapes pour paramétrer le CRM HubSpot afin de piloter votre croissance.

1. Créez un portail HubSpot pour aligner ses équipes

Pour commencer à utiliser l’outil, vous allez pouvoir vous créer un compte et ouvrir un portail pour votre entreprise. Il vous suffit de renseigner vos identifiants et de sélectionner le type de forfait que vous souhaitez prendre. HubSpot propose plusieurs offres, gratuites et payantes, à vous d’évaluer ce qui convient le mieux à votre business.

C’est cette première étape qui va vous donner accès à l’ensemble des fonctionnalités du CRM HubSpot. Pensez bien à configurer vos paramètres utilisateurs et renseigner vos informations personnelles pour constituer votre profil. De même pour le moyen de paiement si vous avez opté pour un forfait payant.

2. Ajoutez le nom de domaine et les différents profils d’utilisateurs

Une fois votre profil constitué, vous pouvez ajouter le nom de domaine de votre entreprise. Cette étape est importante puisque vous allez ensuite pouvoir personnaliser les URL de suivi des comportements de vos visiteurs et les reporter dans des tableaux de bord pour synthétiser les informations collectées.

Ensuite, vous pouvez créer le profil des membres de vos équipes et renseigner leurs informations dans le CRM. Vous allez gérer leurs droits d’accès à l’outil et choisir de garder certaines données confidentielles, ou bien restreindre certains aspects en fonction des profils de vos collaborateurs.

Voici des exemples de droits d’accès à paramétrer dans votre outil HubSpot :

• Base de données : Ajout, modification ou suppression d’objets, de propriétés, de vues personnalisées, import ou export de contacts, etc.
• Sales : Ajout, modification ou suppression de séquences, lignes de produits, pages de planification, etc.
• Marketing : Ajout, modification ou suppression de fichiers, de listes de contacts, de campagnes, d’emails marketing, etc.
• Site internet : Ajout, modification ou suppression de pages web.
• Service : Ajout, modification ou suppression d’articles de la base de connaissances, des enquêtes de satisfaction client, des séquences, etc.
• Autres paramètres d’accès : contenu global, site internet, contacts marketing, portail client, tableaux de bord, etc.

3. Intégration CRM : importez vos contacts, entreprises, activités et transactions

Cette étape est un cap important pour transférer l’historique de vos activités sur l’outil HubSpot. Vous allez pouvoir importer les informations sur vos contacts, leurs entreprises mais aussi leurs transactions et activités attachées. Ainsi, l’ensemble des données est centralisé dans le CRM HubSpot et vous allez pouvoir poursuivre votre croissance dans un seul et même outil.

Le CRM HubSpot enregistre les données en 4 grandes catégories appelées objets. Les contacts, les entreprises, les transactions et les tickets. Pour réussir ces imports, plusieurs techniques sont possibles :

• Créer un fichier Excel avec un format spécifique des données et exporté en .csv 
• Utiliser l’intégration dédiée comme pour Salesforce par exemple si vous possédez déjà un CRM
• Faire appel à un système tiers avec des entreprises expertes dans la migration de données CRM

Vous pouvez aussi décider de connecter vos différents outils tels que des ERP, des outils de planification à votre CRM HubSpot. Ainsi, les données seront collectées à la fois sur le CRM mais aussi sur vos outils.

4. Utilisez des propriétés personnalisées pour vos contacts, entreprises et transactions

Chaque entreprise a son propre moyen de fonctionnement. C’est pourquoi HubSpot offre la possibilité de créer des propriétés personnalisées pour configurer l’outil à vos besoins. Vous allez ainsi pouvoir suivre de près le comportement des visiteurs de votre site internet. Par exemple, vous pourrez ajouter ces propriétés à vos formulaires HubSpot pour avoir des précisions sur leur parcours d’achat.

Pour créer une propriété personnalisée dans le CRM HubSpot, voici quelques étapes pratiques :

• Accédez aux paramètres de votre portail HubSpot
• Sur le menu à gauche, allez sur “Propriétés”
• Ensuite sélectionnez un objet et prenez “Propriétés” pour ajouter une nouvelle propriété

Vous allez pouvoir modifier les informations de la propriété pour l’adapter à vos besoins. Le type d’objet auquel elle est rattachée, le groupe auquel elle appartient, le libellé de description, etc.

Astuce : complétez le champ valeur interne avec des tirets du bas au lieu des espaces. Ce procédé facilite la synchronisation de votre CRM à d’autres outils comme un ERP par exemple.

5. Intégrez vos outils tiers pour les relier à votre CRM

Le vrai avantage avec HubSpot, c’est la possibilité de connecter vos outils pour relier leurs données à votre CRM. Ainsi vous obtenez une centralisation parfaite pour aligner vos efforts marketing, commerciaux et de succès client. Ce suivi de la donnée est permis grâce à des outils de tracking à mettre directement en place dès votre installation sur le logiciel HubSpot.

Après avoir créé un portail, réglé les paramètres et importé vos données, découvrez d’autres fonctionnalités pour tirer profit du CRM HubSpot.

Configurer vos outils de tracking et Analytics

Pour cela, il vous faut configurer et intégrer Google Analytics ainsi que les paramètres UTM. Ces derniers servent à connaître la source des visiteurs de votre site ainsi que leur parcours de navigation et les clics sur vos pages web.

Le suivi et l’analyse de vos performances sont indispensables pour comprendre comment piloter votre croissance. Vous allez pouvoir observer et analyser les performances de vos contenus web à travers des KPIs pertinents :

• Nombre de visites sur votre site
• Taux de rebond des pages web
• Taux de clic sur les CTAs
• Source de votre trafic : direct, organique, social, etc.
• Zones géographiques de vos visiteurs
• Appareils utilisés : ordinateur, tablette ou mobile, etc.

Ces données ainsi collectées sont de très bons atouts pour comprendre les intérêts de vos prospects. Vous allez aiguiller votre stratégie marketing et adopter une approche commerciale personnalisée pour générer de nouveaux clients.

Connecter son email sur HubSpot 

Gardez une trace de tous vos échanges avec vos contacts en connectant votre adresse email à HubSpot. Vous allez pouvoir consulter l’historique complet de vos interactions avec une personne donnée.

Pour connecter votre adresse email à HubSpot, rendez-vous dans les paramètres de votre portail HubSpot. Ensuite cliquez sur “Général” dans le menu à gauche puis “Connecter une adresse email”. Ensuite, HubSpot vous recommandera de vous connecter à votre boîte de réception et de choisir la messagerie correspondante : Gmail, Outlook, etc.

De cette manière, vous serez en mesure de faire plusieurs actions, par exemple :

• Enregistrer ou planifier des emails depuis votre CRM
• Automatiser votre boîte de réception pour obtenir des coordonnées depuis votre email
• Enregistrer des réponses aux emails envoyés depuis HubSpot

Créer un agenda de prise de rendez-vous

L’outil indispensable pour délivrer une expérience client fluide : l’agenda de prise de rendez-vous. Une étape importante pour bien configurer le CRM HubSpot.

La fonctionnalité de prise de RDV est très pratique pour planifier des réunions ou échanges avec vos clients via votre agenda. Vos prospects ou clients peuvent ainsi réserver un créneau horaire directement dans votre agenda selon les plages horaires disponibles.

Vos équipes commerciales et de succès client pourront bénéficier d’un réel gain de temps et des échanges de qualité avec vos prospects et clients.

6. Productivité commerciale : créez des tâches, snippets, blocs de texte et séquences

L’outil de CRM HubSpot possède de nombreusesfonctionnalités dédiées à la productivité commerciale. Vous allez pouvoir supprimer les tâches chronophages de vos commerciaux et leur permettre de tisser des liens de confiance personnalisés avec leurs clients.

• Création de tâches
  Organisez votre travail et faites la liste des tâches à réaliser via l’outil dédié dans le CRM. Vous allez pouvoir définir des dates d’échéance et automatiser l’envoi de rappels afin de ne pas oublier vos deadlines importantes.
• Séquences
  Cette fonctionnalité vous permet de concevoir et diffuser une série d’emails programmés pour nurturer des leads. Pour cela, vous devez segmenter les contacts que vous souhaitez toucher afin que votre message vise juste. Vous pouvez ajouter des rappels de tâches pour bien suivre la progression de vos contacts. Ces derniers seront retirés de la séquence s’ils réalisent une action telle que la prise de rendez-vous ou la réponse à votre email.
• Snippets ou blocs de texte
  Pour adopter une approche personnalisée tout en gagnant du temps, HubSpot propose d’enregistrer des snippets. Ces textes assez courts peuvent être ajoutés via des hashtags pour gagner du temps dans la création de contacts ou d’entreprises par exemple. Vos commerciaux peuvent enregistrer des snippets pour vos emails. Utiliser des modèles où le corps d’email est déjà structuré. Ainsi, vos équipes pourront choisir le modèle adéquat à la situation puis le personnaliser au besoin pour inspirer la confiance à chacun de vos clients.

Exemple de Snippet :

7. Optimiser votre temps avec l’utilisation de workflows 

Une autre configuration à mettre en place sur l’outil HubSpot : les workflows. Vos équipes marketing, commerciales et de succès client vont utiliser cette méthode d’automatisation pour beaucoup de leurs actions.

• Création et diffusion de campagnes d’emailing
• Suivi des campagnes marketing
• Nettoyage automatique de bases de données
• Synchronisation des propriétés de contact, d’entreprises, de transactions
• Lead scoring
• Lead nurturing, etc.

Toutes ces actions automatisées vont permettre à vos équipes de simplifier leur quotidien et de garantir une expérience client optimale. Pour créer des workflows pertinents, veillez à bien segmenter votre audience et à les tester plusieurs fois pour les améliorer régulièrement. Vous pouvez aussi créer différents scénarios en fonction des actions déclenchées et personnaliser votre approche marketing ou commerciale.

8. Paramétrez vos tableaux de bord et rapports personnalisés

Un autre élément important dans votre configuration du portail HubSpot consiste à créer des tableaux de bord. Ces outils sont indispensables pour ne pas naviguer à vue et mesurer vos performances marketing, commerciales et de succès client.

Pour créer des tableaux de bord dans HubSpot, élaborez la liste des metrics que vous souhaitez suivre pour chacun de vos services. Ensuite allez dans le menu HubSpot sur “Rapports” puis tableaux de bord. Ensuite vous allez pouvoir créer toutes sortes de tableaux de bord. Par exemple pour le service marketing, voici quelques exemples d’indicateurs que vous pouvez créer sur HubSpot :

• Nouvelles sessions sur votre site internet, par source
• Nouveaux contacts par source
• Vues du site internet
• Nombre de clients générés
• Top articles de blog par vues
• Suivi des prospects dans le tunnel de conversion
• La performance des emails marketing par taux d’ouverture
• La liste des contacts les plus engagés dans vos contenus, etc.

Vous pouvez aussi créer des rapports personnalisés pour mesurer la performance de chacun de vos commerciaux par exemple. Voici quelques exemples de tableaux de bord pour un commercial SDR :

• Le nombre d’appels par semaine
• Nombre de contacts créés par semaine, par mois
• Nombre d’entretiens de découverte menés
• Nombre de ventes réalisées
• Nombre de deals gagnés et perdus par mois ou trimestre
• Total d’activités réalisées par type : emails envoyés, tâches effectuées, appels passés, notes, réunions, etc.

Ces rapports peuvent être créés depuis les données analytics de votre site web mais aussi sur les activités de votre équipe sur le CRM HubSpot. Ils permettent d’obtenir une vue d’ensemble et de comprendre l’impact de vos actions.

Vous pouvez décider d’automatiser l’envoi de rapports à vos équipes de manière hebdomadaire par exemple. Ainsi, vous recevez un rapport de vos activités et performances pour garder un bon cap de productivité. Vous pourrez également améliorer votre approche et anticiper certaines tendances à temps.

Le CRM HubSpot est un outil tout-en-un qui rassemble les actions de vos équipes marketing, commerciales et succès client. Une fois l’outil pris en main par vos équipes formées à son utilisation, c’est un formidable atout pour votre génération de revenus. Vous comprenez désormais comment configurer HubSpot en 8 étapes impactantes. Découvrez à présent comment aligner vos équipes commerciales et marketing pour générer des revenus.