4 fonctionnalités Operations Hub à connaître sur le CRM HubSpot

En vous munissant de l’Operations Hub, vous utilisez HubSpot et la data client à leur plein potentiel et êtes en bonne route pour l’automatisation de vos processus métier ! Synchronisation, structuration et nettoyage de vos données, telle est la promesse du service. Voyons plus précisément les 4 fonctionnalités incontournables pour optimiser votre business.

1. Data Sync

Le principe de l’outil Data Sync est de pouvoir synchroniser des données entre le CRM HubSpot et des outils tiers de manière bidirectionnelle. Cela facilite leur connexion et vous évite de basculer entre plusieurs plateformes différentes. Data Sync simplifie également l’accès à la data en puisant dans les outils informatiques décisionnels et de visualisation de données, ce qui aide votre entreprise à faire des choix stratégiques éclairés. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités possibles grâce à Data Sync :

Migration des données d’un autre système CRM vers HubSpot de manière sécurisée, via un transfert automatique ne nécessitant donc pas d’import ou d’export de fichiers.
Mappage de données facile à utiliser.
Transfert instantané de données.
Synchronisation :
- des données en temps réel via leur mise à jour dans les outils/applications.
- des enregistrements supprimés dans une connexion de synchronisation de données.
Filtres avancés pour rechercher des données spécifiques rapidement.
Extraction de toutes les données historiques.

En garantissant la mise à jour des données en temps réel, Data Sync vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos contacts !

2. L’automatisation programmable ou “Programmable Automation”

L’automatisation programmable permet de gagner du temps sur les tâches répétitives relatives aux processus commerciaux complexes. Plutôt que de dépendre d’automatisations natives ou tierces disparates, leur exécution se réalise au moyen d’un outil unique et en quelques clics.

Pour ce faire, l’utilisateur sélectionne l’événement déclencheur et l’action souhaitée parmi celles proposées. C’est ensuite à l’automatisation programmable de jouer en utilisant des actions JavaScript dans des workflows, sans avoir à passer par un logiciel intermédiaire.

Tout l’intérêt de la solution réside dans son adaptation sur mesure à vos systèmes et processus : elle répond à vos besoins spécifiques grâce à son côté personnalisable. Voici quelques fonctionnalités disponibles avec l’automatisation programmable :

Suivi en temps réel des mises à jour des transactions : vous avez la possibilité de créer un workflow de notification d’un collaborateur lorsqu’une transaction passe d’une étape à une autre.
Examen des workflows à risque : les workflows pour lesquels des alertes d’erreurs ont été détectées peuvent être hiérarchisés selon les dates et types de risques identifiés. Ceux-ci peuvent aussi être ignorés jusqu’à ce qu’ils se reproduisent.
Résolution des tâches liées à une transaction fermée : que celle-ci ait été conclue avec succès ou non, il convient de finaliser les tâches non résolues et vous pouvez le faire de manière automatisée.
Suppression et archivage automatique de contacts : grâce à un bloc de code, un workflow peut supprimer ou archiver des fiches d’informations de contact de votre choix (contacts indésirables, créés par une intégration).

Illustration fictive d'un workflow d'emails pour une invitation à un webinaire sur le CRM HubSpot

3. L’automatisation de la qualité de la donnée ou “Data Quality Automation”

Cette fonctionnalité est un ensemble d’outils (outils de déduplication, de mappage des champs, d’enrichissement des données) qui aide votre entreprise à conserver les données précises à grande échelle. Elle permet de formater, enrichir et nettoyer les données de façon automatisée.

Dans le cas de la déduplication de données, Data Quality Automation peut fusionner des enregistrements en double, selon la définition que vous avez donné à un enregistrement en double. Cela garantit des données propres et claires, évitant les doublons.

En ce qui concerne l’enrichissement de données, Data Quality Automation est capable de remplir des champs vides avec des informations pertinentes comme la taille de l’entreprise ou son secteur d’activité, cela en croisant des données provenant d’autres sources. Ainsi, vos données sont complètes et à jour. Plus vous aurez de données sur vos contacts, plus vous pourrez personnaliser vos échanges avec eux. C’est également un gain de temps puisque vous n’aurez plus à saisir manuellement les données manquantes.

4. Datasets

La croissance d’une entreprise va de paire avec l’abondance des données, ce qui peut parfois générer des écueils dans la création de rapports. L’Operations Hub vous accompagne pour reprendre le contrôle sur vos données et permettre à vos équipes de créer leurs propres rapports.

Exemple de rapports créés à partir de bases de données CRM

Vous pouvez aller plus loin dans l’exploration d’informations, car le Datasets vous permet via des calculs d’obtenir directement dans vos rapports des informations telles que : la vitesse du cycle de vente, les commissions sur les ventes, le délai de première conversion. Vous pouvez également identifier, cartographier et analyser des zones d’intérêt spécifiques.

Le Datasets offre aussi la possibilité de réaliser un suivi précis de l’évolution de vos prospects, acquis par une campagne marketing, dans le tunnel des ventes. Pour cela, il convient de créer un set incluant les données du CRM et celles du Marketing Hub, avec pour propriétés obligatoires : Lead ID, Lead source, Campaign et Pipeline Stage.

Vous l’avez compris : la donnée est la clé de voûte du service Operations Hub de HubSpot. Bien utilisées, les fonctionnalités évoquées précédemment garantissent la propreté et la bonne organisation de vos données pour l’alignement de vos équipes sales et marketing.

Audrey Corbin - Consultante Growth Marketing

Spécialisée dans le domaine du CRM depuis plusieurs années, j’accompagne les entreprises B2B dans leurs problématiques pour améliorer leur productivité. Mes expériences au sein de différents secteurs d’activité me permettent de m’adapter facilement aux besoins des clients.