ISL synchronise Veracross et HubSpot pour la gestion de son école

Optimiser la gestion des candidatures des élèves avec HubSpot

De par son standing, l’International School of Lausanne opère une gestion manuelle et personnalisée des candidatures. La tâche est chronophage et l’expérience candidat en pallie. L’école fait donc appel aux services de Make the Grade pour optimiser la gestion des candidatures en connectant leur outil Veracross au CRM HubSpot.

Synchroniser Veracross et HubSpot pour une meilleure expérience candidat

L’ISL : offrir une éducation de prestige

L’International School of Lausanne (ISL) est une école internationale qui s’engage à assurer une éducation d’excellence pour les enfants de 3 à 18 ans. L’école est présente à Lausanne en Suisse, depuis 1962. Elle accueille aujourd’hui pas moins de 1 000 élèves provenant de plus de 60 pays. Il s’agit d’un établissement indépendant qui délivre le baccalauréat international.

L’école utilise l’outil Veracross, un SaaS spécifique au secteur de l’éducation (Student Information System). Il permet la gestion des informations scolaires, y compris les admissions, l'inscription des étudiants, la gestion des finances, les relations avec les parents, etc.

En bref, Veracross est un outil de gestion scolaire destiné aux écoles indépendantes. Cependant, le logiciel n’a ni une vocation marketing ni la puissance de HubSpot et n’est pas prévu pour automatiser la moindre action. Cela entraînait une forte sollicitation des équipes pour correspondre aux critères d’exigences qui vont de pair avec le standing de l’école. Pour le suivi ultra-personnalisé des candidatures, les équipes de l’ISL devaient alors retenir et jongler entre chaque dossier. Un flux de données important qui devenait impossible de gérer sans l’aide d’un CRM puissant.

Les challenges de l’International School of Lausanne

Le directeur marketing et des admissions de l’International School of Lausanne souhaitait, du point de vue interne, avoir une meilleure vision et compréhension des funnel et canaux de conversion, mais aussi faciliter le quotidien des équipes.

In fine, ces objectifs ont pour but d’améliorer l’expérience candidat et d’augmenter le nombre de candidatures.

Automatiser des actions chronophages grâce à HubSpot

Les équipes de l’International School of Lausanne passaient un temps considérable sur certaines tâches manuelles répétitives. De plus, une école de ce standing se veut délivrer un suivi irréprochable et une expérience de qualité dès lors qu’une famille est potentiellement intéressée. Ainsi, le temps passé sur ces candidatures et le flux de ces mêmes candidatures à gérer devenaient incompatibles.

Voici des exemples de tâches et contraintes que l’administration de l’ISL rencontrait : 

• Veracross ne dispose pas de système d’alerte, ce qui obligeait les équipes à constamment rafraîchir le logiciel pour être informée des changements de statut (modifications des fiches candidats, ajout de nouvelles pièces, etc).
• Les relances aux familles étaient manuelles. Par exemple, lorsqu’un parent tardait à prendre une décision suite à une candidature acceptée ou à une offre soumise, les équipes de l’ISL étaient obligées de garder en tête les dates pour pouvoir relancer les parents. Cela devenait rapidement complexe et les risques d’erreurs importants.

Les outils de workflows et de notifications internes de HubSpot ont rapidement été identifiés pour faciliter le travail sur ces aspects, notamment en poussant des rappels au bon moment.

Apporter de la visibilité marketing et statistique

Outre l’aspect perte de temps et charge mentale, les actions n’étaient pas centralisées et la direction marketing n’avait donc pas suffisamment de visibilité pour pouvoir agir, apporter son soutien et trouver des solutions. Ce manque de visibilité ne permettait pas de pouvoir générer des tableaux de bord et faire de l’analyse. Par exemple, le directeur marketing disposait de très peu d’éléments explicatifs à transmettre à sa hiérarchie sur les taux de conversions ou les raisons du pourquoi les discussions n’aboutissent pas.

Pour résoudre ces problèmes, l'International School of Lausanne a donc fait appel à l’agence Make the Grade et son savoir-faire dans la synchronisation d’outils commerciaux et la création d’API. Voici le travail que nous avons mené pour répondre aux défis de notre client.

Comment connecter le logiciel Veracross avec les outils d’automatisation HubSpot ?

Pour faire remonter automatiquement les informations consignées dans Veracross afin d’utiliser les outils d’automatisation de HubSpot, il est nécessaire de créer une API.

Qu’est-ce qu’une API ? Une Application Programming Interface est un ensemble de règles et de protocoles qui autorisent la synchronisation entre des logiciels ou des systèmes informatiques. Les API simplifient l'incorporation d'outils et la connexion aux bases de données d'une entreprise.

La connexion entre Veracross et HubSpot présente quelques défis, notamment dus à l’API de Veracross. C’est grâce à l’expertise de nos équipes que cette opération a pu être menée avec succès.

Rédaction du cahier des charges et paramétrage du CRM et des automatisations

Tout d’abord, une phase d’audit des process existants et une discussion sur ce qui pourrait être automatisé ont été menées. Le positionnement haut-de-gamme de l’école limitait naturellement les messages sortants pouvant être automatisés.

Ainsi, les échanges avec les parents des candidats ont été synthétisés en grandes phases :

1. Application started
2. Application Ready
3. In-process
4. Offer sent
5. Accepted offer
6. Enrolled
7. Waitlisted
8. Closed lost

En fonction des actions des parents (soumissions de pièces, acceptation d’une offre, etc.) ou inversement des équipes administratives (acceptation d’une candidature, envoi d’une offre, etc.), les transactions se déplacent automatiquement sur un funnel qui synthétise les grandes étapes du processus de candidature.

La première optimisation qui a été mise en place correspond aux alertes. Ces notifications internes permettaient d’éviter aux équipes administratives d’avoir à chercher manuellement les évolutions dans Veracross et de se libérer d’une contrainte mentale. À chaque avancée ou retard d’une discussion avec les familles en fonction des délais définis, l’équipe administrative est désormais notifiée. 

L’API recherche toutes les 24h les nouvelles informations à l’intérieur de Veracross pour les importer dans HubSpot et ainsi déclencher les workflows d’alertes. Cette connexion fréquente permet de garder à jour les informations et de déclencher des actions dans un délai optimal.

Former les équipes de l’ISL sur le CRM HubSpot

Puisqu’ils n’utilisaient auparavant que Veracross, les membres de l’administration de l’International School of Business étaient novices sur le CRM HubSpot. Il était alors impératif de leur délivrer des formations sur-mesure pour prendre en main le logiciel et devenir autonomes et performants dans leurs métiers respectifs.

La formation des équipes s’est faite en 2 parties : 

1. Une formation pour l’équipe administrative opérationnelle. Cette équipe a été formée à l’utilisation des tâches de HubSpot, au suivi des emails mais aussi à la création de vues filtrées de la base de données en fonction de critères personnalisables. Les salariés ont également appris à utiliser les outils relatifs à l’agenda et notamment la possibilité de proposer des créneaux directement réservables depuis un email.
2. Une formation pour les personnes qui vont administrer HubSpot. Cette équipe a été formée à l’utilisation des workflows, à l’administration des droits utilisateurs et au paramétrage et à la personnalisation de l'outil.

Les résultats : des bénéfices gagnant-gagnant

En conclusion, synchroniser Veracross et HubSpot a permis de simplifier le travail des équipes de l’International School of Lausanne et d’optimiser la gestion des candidatures. Et ce grâce à l’automatisation des alertes et emails aux parents en fonction de différents critères. Par exemple, la complétion de certains fichiers, l’avancée d’un dossier en interne ou d’un délai trop long d’une étape à une autre. Indirectement, ce temps gagné a permis d’améliorer l’expérience candidat et donc d’augmenter le taux de conversion.

Ce travail mené sur HubSpot permet désormais à l’équipe marketing d’avoir une vision sur le ROI de ses actions marketing et une vision claire de son pipeline. Elle a ainsi des tableaux de bord sur la structuration de sa base de données et peut mener des travaux d’analyse et marketing stratégiques et pertinents.