Shopopop synchronise HubSpot à Business Central pour son activité

Organiser la base de données pour harmoniser les opérations marketing et commerciales

Dans un contexte d’hypercroissance, Shopopop se doit d’organiser les données et les opérations de son CRM HubSpot. L’entreprise fait appel aux services de Make the Grade pour garantir son activité et activer ses ventes.

Synchroniser HubSpot à Business Central pour fluidifier l'échange de données entre les outils

Shopopop, le spécialiste de la livraison en cotransportage

Shopopop est une startup française fondée en 2015 qui se spécialise dans le domaine de la livraison en cotransportage. Le concept repose sur une plateforme mettant en relation des particuliers désireux de livrer des courses ou des fleurs à d'autres particuliers et des commerçants voulant proposer la livraison à domicile à leurs clients. L’idée est d’optimiser le processus de livraison en tirant parti du réseau de particuliers qui sont déjà en mouvement. L’entreprise a aujourd’hui une portée internationale puisqu’elle est présente dans 6 pays.

Cette approche collaborative permet non seulement d'optimiser les itinéraires de livraison, mais elle contribue également à réduire les coûts et l'empreinte carbone associée à la logistique de livraison du dernier kilomètre.

Les principaux challenges

Harmoniser les opérations commerciales et marketing avec un accompagnement HubSpot

L'un des principaux défis auxquels les équipes de Shopopop font face est l'élimination des obstacles entre les équipes marketing et commerciales des différents pays. La gestion des complexités liées à des solutions individuelles ralentissait non seulement leur travail, mais également la croissance de l'entreprise.

Connecter le CRM HubSpot à Business Central

Les challenges de Shopopop étaient de synchroniser les données de leur CRM HubSpot à leur ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central dans le but de :

• Centraliser les données essentielles de l'entreprise dans un seul écosystème.
• Avoir un accès commun aux informations clients, aux données de vente et aux données financières.

Former les équipes sales et marketing sur le CRM HubSpot

Les équipes de Shopopop manquaient de connaissances et de formations sur l’utilisation du CRM HubSpot. Cela a entraîné une perte d'efficacité opérationnelle, des erreurs dans la gestion des données clients et des coûts supplémentaires.

Alors, pour répondre à leurs enjeux stratégiques, Shopopop a fait appel à Make the Grade pour leur savoir-faire dans les synchronisations d’outils commerciaux avec HubSpot mais aussi dans le nettoyage de base de données et des formations sur-mesure sur HubSpot. Voici comment nous avons répondu aux défis de notre client.

Solutions apportées : une synchronisation HubSpot à Business Central

Un audit CRM sur la plateforme HubSpot

Au commencement du projet, il était nécessaire de réaliser un audit du CRM HubSpot de Shopopop afin de comprendre les points de friction entre les différents pôles.

Voici notre démarche CRM pour notre client :

1. Interviewer les utilisateurs des pôles marketing, commerciaux et finance pour recenser et comprendre leurs peines et besoins.
2. Analyser la plateforme HubSpot
   
   L'objectif ici est de voir comment est paramétré l'outil et comment ils l'utilisent de manière générale et quels sont les ponts faits entre les différentes équipes.
   On va passer en revue la gestion des accès, la base de données des contacts et entreprises, les transactions, les tunnels de vente, les automatisations et workflows en place. Sur la partie marketing, on analyse tout ce qui concerne les personæ, le lead scoring, les e-mails, les campagnes, les formulaires et les tableaux de bord.
   
   Dans le cas de Shopopop, nous avons pu constater par exemple une surabondance de doublons, de contacts et de tableaux de bord commerciaux entre les différents pays, ce qui ralentissait la productivité des équipes.
3. Rédiger un rapport d’étonnement
   
   C’est un document essentiel pour affiner en permanence la stratégie d'une entreprise. On met en lumière tant ses points forts que les dysfonctionnements nécessitant des améliorations. Cette approche permet de voir les actions prioritaires afin de réaliser les objectifs organisationnels.
   
   Dans le cas de Shopopop, le rapport était segmenté en deux parties axées sur la stratégie commerciale et marketing.

L'axe commercial ciblait les points de friction rencontrés par l’équipe commerciale lors de l'utilisation du CRM, tandis que le deuxième axe abordait les actions marketing notamment les automatisations de nurturing et de lead scoring.

Pour chaque partie, nous avons fait un constat de l’état actuel et proposé des recommandations pour améliorer le CRM ainsi que son utilisation. Chacune était assortie d'une évaluation en étoiles, qui indiquait le niveau de difficulté de mise en œuvre, permettant ainsi de guider les actions en fonction du degré d'expertise requis :

• 1 étoile : action facile à réfléchir et à mettre en place, les talents juniors y sont autonomes.
• 2 étoiles : réflexion et actions à mettre en place possible par des marketeurs et commerciaux initiés.
• 3 étoiles : réflexion et mise en place d’actions avancées, s’adresse aux talents techniques et expérimentés.

Paramétrage CRM et refonte de l’organisation de la base de données

Nous avons effectué le paramétrage personnalisé de la plateforme CRM de Shopopop en fonction de sa stratégie :

• Réorganisation des tunnels de vente.
• Création d'automatisation.
• Personnalisation des fiches objets.

Puis, nous avons nettoyé leur base de données en plusieurs étapes :

• Création des propriétés personnalisées d'objets pour les transactions et entreprises.
• Agrégation et importation des bases de données.
• Segmentation des bases de données avec des listes statiques et actives.

Enfin, nous avons proposé des nouveaux modèles de tableaux de bord commerciaux et marketing plus précis et en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

Synchroniser HubSpot à Microsoft Business Central

Shopopop nous a ensuite fait part de son besoin de mettre en œuvre une synchronisation entre HubSpot et Microsoft Business Central. Ils souhaitaient que les données financières des entreprises filiales et de l’entreprise mère soient envoyées directement sur le portail HubSpot. Mais aussi qu’il y ait une prise en charge des champs spécifiques (enseignes, activités, informations bancaires…).

C’est un défi que nous avons pu relever avec la création d’une API sur-mesure.

Qu’est-ce qu’une API ? Une Application Programming Interface est un ensemble de règles et de protocoles qui autorisent la synchronisation entre des logiciels ou des systèmes informatiques. Les API simplifient l'incorporation d'outils et la connexion aux bases de données d'une entreprise.

Cette synchronisation a permis d'établir une connexion fluide et unidirectionnelle entre les deux plateformes pour faciliter l'échange instantané d'informations.

Développement de workflows personnalisés entre HubSpot et Business Central

La mise en place de workflows personnalisés entre HubSpot et Business Central constituait une étape clé pour répondre aux besoins spécifiques de notre client.

L'objectif principal était d'établir une synchronisation efficace permettant d'acheminer automatiquement les entreprises vers l'outil de comptabilité Microsoft Business Central à la suite d'actions spécifiques dans HubSpot.

Pour relever ce défi, nous avons donc ajouté du code personnalisé au sein des workflows HubSpot rendu accessible grâce au Operations Hub. Cette action sur-mesure a permis de créer un flux de travail harmonieux entre les deux plateformes.

Les résultats obtenus

En conclusion, synchroniser HubSpot à Business Central a permis de restructurer l’ensemble des processus commerciaux et marketing de Shopopop et de lui construire une véritable stratégie de croissance à l’échelle européenne. Avec ses 38 093 activités importées, 25 447 objets réorganisés et 11 workflows créés, notre client peut maintenant se concentrer sur ses ventes tout en gérant ses activités de manière opérationnelle et organisée.

Découvrez maintenant comment instaurer une stratégie d’automatisation commerciale pour conclure plus de ventes avec HubSpot.