Synchroniser Eventbrite et HubSpot : le cas ibis RockCorps

Centraliser les données et les actions avec HubSpot

“Tu donnes, tu reçois”. Promouvoir le bénévolat par le biais de la musique : c’est l’initiative d’ibis RockCorps. Un concert exceptionnel organisé par ibis RockCorps et un seul moyen pour y assister : donner 4h de son temps dans un projet de bénévolat au profit d’une association. Donner vie à ce projet passe notamment la création d’un site internet pour recueillir les inscriptions des volontaires et d’une synchronisation entre HubSpot et le gestionnaire d’événements Eventbrite pour gérer les projets citoyens. L’organisation fait appel aux services de Make the Grade, à la fois pour son expertise en site internet, et en synchronisation HubSpot.

Synchroniser Eventbrite et HubSpot pour encourager le bénévolat par la musique

ibis x RockCorps : une collaboration qui donne le ton

ibis RockCorps est une initiative collaborative entre le groupe hôtelier ibis (groupe Accor) et RockCorps, une organisation qui encourage le bénévolat par le biais de la musique. L’entreprise RockCorps est britannique et a déjà fait parler d’elle de nombreuses fois, partout dans le monde. Rihanna, Maroon 5, Snoop Dogg… la liste des artistes ayant participé à un concert RockCorps depuis 20 ans est longue.

RockCorps et ibis se sont associés pour organiser un concert exclusif à l’Accor Arena, fin mai 2024 - et pour organiser 215 projets citoyens dans les 3 mois précédant le concert, pour permettre aux jeunes bénévoles de participer. L’idée était de concevoir et construire un site événementiel sur HubSpot. Les jeunes pourraient s’inscrire au projet bénévole de leur choix et bénéficier ensuite de leur récompense : une place au concert exceptionnel réunissant Macklemore, Franglish et Ronisia.

Pour gérer l’inscription aux projets citoyens, la plateforme Eventbrite a été choisie. En premier lieu, les événements ont donc été créés sur l’application. Cependant, il s’agissait de les regrouper au sein d’une même plateforme, pour éviter qu’ils ne se perdent parmi le flux d’événements sur Eventbrite. Aussi, cela permettrait de centraliser les informations, de donner plus de contexte au projet, et plus globalement de lui définir une vraie stratégie et identité de marque.

ibis RockCorps : un choix évident de HubSpot

Si la question de synchronisation entre Eventbrite et HubSpot s’est posée, c’est parce que les équipes de l’initiative étaient déjà convaincues par la puissance de la plateforme. Facilité d’utilisation, SEO intégré, rapports et tableaux de bord : elles ont choisi d’adopter le CMS HubSpot pour toutes ces raisons, ainsi que pour sa dimension CRM et ses outils de vente.

En effet, l’objectif était de centraliser les données et les actions. Derrière le site web se cachait toute une stratégie marketing, mise en place avec l’aide de Make the Grade, pour automatiser le nurturing et la qualification des leads notamment.

La synchronisation entre la plateforme d’événements Eventbrite et HubSpot s’est imposée dès le départ comme un enjeu central de ce projet.

ibis RockCorps challenge Make the Grade pour une prestation en 3 mois

Make the Grade a été contacté pour un défi majeur : concevoir et livrer un site web événementiel fonctionnel en seulement trois mois. Un challenge que nous étions prêts à relever, confiant envers nos équipes et leur expertise :

• La création de site web sur-mesure.
• La synchronisation API. 

Au-delà de ces aspects techniques, le défi était également humain. Une logistique, une organisation et une gestion de projet exemplaires.

Partir de zéro : créer un site internet sur HubSpot

Le premier défi technique consistait à créer un site complet à partir de zéro. Avant ce projet, ibis RockCorps ne disposait pas de site propre. Le site devait non seulement servir de vitrine pour les événements, mais aussi intégrer des fonctionnalités telles que l’inscription, la gestion des profils utilisateurs en plus de la synchronisation avec Eventbrite.

Devoir créer un site internet représentait par ailleurs un challenge en termes de calendrier. HubSpot et son fonctionnement intuitif de glisser-déposer ainsi que l’anticipation de l’intégration des contenus ont permis de le relever avec brio.

Synchroniser Eventbrite et HubSpot

Le cœur de ce projet reposait sur la synchronisation entre Eventbrite et HubSpot. L’objectif était de faire remonter automatiquement les informations des événements, les projets citoyens, créés sur Eventbrite vers le nouveau site. Ces informations devaient inclure la date, le lieu, les descriptions, les visuels et le nombre de places disponibles. Elles devaient donc être mises à jour en temps réel.

De plus, le client souhaitait faire figurer sur son site des informations qui n’étaient pas disponibles sur Eventbrite. C’est par exemple le cas du nom des associations partenaires de chaque projet citoyen. Il fallait donc enrichir les informations de la synchronisation Eventbrite <> HubSpot.

Stockage de données et stratégie marketing

Enfin, un dernier challenge de RockCorps était de pouvoir stocker correctement les données des participants dans HubSpot. Date du projet, date d’inscription, statut de l’inscription : ces données serviraient ensuite à déclencher des workflows automatisés HubSpot. Et notamment l’envoi d’emails marketing comme des mails de rappel à J-7 ou des notifications d’événements.

Les solutions apportées : organisation et synchronisation

Pour répondre aux différentes contraintes du client et livrer le projet avec brio, l’organisation était de mise. Un rétroplanning a été mis en place et les équipes Make the Grade mobilisées dans une suite logique. De la construction du site à son recettage en passant par l’intégration HubSpot Eventbrite, chaque étape était optimisée et les échanges réguliers avec le client.

Designer et développer un site événementiel

Tout d’abord, il a fallu concevoir l’arborescence du site et les maquettes. Une trentaine de modules ont été créés pour huit maquettes graphiques. Chez Make the Grade, nous travaillons toujours dans une logique SEO et de conversion. L’objectif est d’organiser les contenus de façon logique et claire pour optimiser l’expérience utilisateur et améliorer l’engagement.

Puisqu’il s’agit d’un site événementiel et d’autant plus avec cette mise en avant de musique et de concert, l’intégration de contenus vidéos était incontournable. Une contrainte technique prise en compte dès le début de notre travail.

Pour répondre aux exigences d’un site événementiel, le site développé possède également une zone d'adhésion avec inscription, connexion et profil de l'utilisateur.

Intégrer Eventbrite à HubSpot

Le développement technique a inclus la création d'une API personnalisée pour la synchronisation d'Eventbrite et de HubSpot. L'objectif était de faire remonter les événements créés sur Eventbrite directement sur le site de notre client. Cette intégration permettait d’afficher en temps réel des informations telles que :

• La date et le lieu des événements.
• La description.
• Le nombre de places disponibles.
• Les visuels associés.

Les visiteurs ont ainsi pu naviguer à travers les 215 projets citoyens disponibles et s’y inscrire en un clic !

Création d’une HubDB

Ensuite, en parallèle de la synchronisation Eventbrite et HubSpot, une HubDB a été développée. Le but était de stocker des informations complémentaires sur les événements. Le nom des associations partenaires était par exemple une information non disponible sur Eventbrite mais essentielle pour RockCorps. La HubDB de HubSpot permettait ainsi de croiser les données et offrir une vue enrichie des événements.

Développement CRM technique

Afin de répondre à cette volonté et d’accompagner notre client dans le développement d’une stratégie marketing, une seconde synchronisation a été nécessaire. En effet, certaines informations comme la date du projet ou la date d’inscription n’étaient pas automatiquement ajoutées et stockées sur HubSpot. Ce développement CRM technique a donc pallié ce problème, permettant ainsi de déclencher des workflows marketing. Du côté utilisateur, les bénévoles sont tenus informés de leur événement et notifiés pour ne pas l’oublier. Du côté des équipes clientes, cela permettait de suivre les inscriptions en temps réel, de segmenter les listes de contact et de qualifier les leads efficacement.

Formation des équipes ibis RockCorps

Pour garantir l’autonomie des équipes RockCorps sur HubSpot, il était impératif de leur délivrer une formation sur-mesure. Make the Grade a donc fourni une formation à la fois sur le Content Hub et le Marketing Hub.

Les équipes de RockCorps avaient ainsi les clés pour intégrer le contenu du site sur HubSpot, mais aussi pour créer un formulaire de contact, des listes statiques ou dynamiques, des emails, etc.

Ces formations ont permis aux équipes RockCorps de gérer et de mettre à jour le site de manière autonome après sa mise en ligne. Par exemple, une fois le concert final passé, la homepage a été mise à jour. Elle est aujourd’hui dédiée aux remerciements et à un aftermovie.

Les résultats obtenus : la satisfaction et un concert

Le site a été mis en ligne début février, respectant les délais serrés du projet. Pendant la période d’ouverture des inscriptions, de la mise en ligne à fin mai, le site a été vu 1,4 million de fois. Au total, 49 871 comptes ont été créés, avec plus de 22 000 qui se sont inscrits à un projet bénévole.

Grâce à ce projet, ibis RockCorps a offert à plusieurs milliers de personnes un concert exclusif de Macklemore à l’Accor Arena à Paris. Preuve de la réussite de cette collaboration, nos équipes ont elles-mêmes été conviées à ce concert en mode VIP !