Vous avez décidé de migrer votre CRM vers HubSpot ? Vous recherchez des informations sur le processus, mais vous vous sentez désorienté quant aux étapes à suivre. Ce guide détaillé vous accompagnera pas à pas. Vous éviterez ainsi les erreurs courantes et vous assurerez une efficacité.
HubSpot offre une solution CRM puissante, intégrée et évolutive, permettant aux entreprises d'améliorer leur expérience client de manière significative. Ce logiciel tout-en-un est structuré en groupes de fonctionnalités selon les besoins métier : les Hubs.
Voici le top 5 des difficultés rencontrées :
Migrer vers HubSpot présente plusieurs avantages, deux raisons principales sortent généralement du lot :
Pour anticiper tous les paramétrages et vous assurer d'avoir tous les éléments dès le début, posez le cadre suivant :
La première étape consiste à bien connaître les cas d'utilisation de chaque département de votre entreprise. La meilleure solution pour cela est d'organiser des entretiens. L'objectif est de comprendre les rôles, les problèmes actuels, les données clés et les outils tiers utilisés afin de les intégrer dans HubSpot :
Il est essentiel de se poser les bonnes questions et de créer les supports appropriés pour y répondre de manière claire.
Comment la data va migrer vers le CRM HubSpot ? Utilisez des logigrammes des flux de données pour cartographier schématiquement toutes les tables de données actuelles. Cette approche permet d'analyser les flux de données à migrer de manière unie ou bidirectionnelle, en tenant compte de l'écosystème d'outils de votre entreprise.
Comment préserver l'intégrité du modèle de données ? Répertoriez toutes les propriétés natives ou personnalisées dans un dictionnaire dédié. Ce dictionnaire centralisera leur signification, leurs relations avec d'autres données, leur origine, leur utilisation et leur format.
Qui peut faire quoi ? Qui peut voir quoi ? Utilisez un schéma pour représenter les niveaux d'autorisations, les fonctionnalités et établir votre organigramme des droits utilisateurs. Cette étape permet de préciser les droits de chacun et des relations entre les équipes.
Une fois que vos besoins sont identifiés et que vos supports sont créés, vous pourrez élaborer votre cahier des charges CRM personnalisé, qui synthétise tous les paramètres. C'est seulement à ce moment-là que vous pourrez entamer l'action opérationnelle et migrer votre CRM vers HubSpot.
Pour réussir le transfert de données dans HubSpot sans erreurs, établissez un plan d'implantation détaillé.
Depuis les sources d'origine :
Ce plan vise à identifier ce qui peut être intégré nativement avec la solution ou les synchronisations via API nécessaires. Pour migrer efficacement vers le CRM HubSpot, il faut importer les données en deux étapes : d'abord les contacts et les entreprises, puis les activités. Une fois le plan d'implantation prêt, on peut passer à l'action.
Avant de migrer vers le CRM HubSpot, assurez-vous que les données importées sont propres et optimisées ; identifiez celles à conserver ou à supprimer. Voici quelques actions pour garantir l'exploitabilité de vos données :
Vous pouvez également mettre en place un formatage des données via des automatisations avec le Operations Hub. Une fois vos fichiers prêts, passez à la phase d'importation.
Comme mentionné précédemment, la première étape, la plus cruciale, consiste à importer tous les objets standards :
Une fois l’import de son objet réalisé et l'architecture créés, on pourra passer à l’import des activités :
Il est important d'importer les données d'activités sur HubSpot ultérieurement, car elles doivent être associées aux objets et ne pas rester isolées. En effet, les appels ou les réunions doivent être liés aux fiches de contacts ou d'entreprises.
Si vous utilisez des objets personnalisés selon votre activité, une troisième étape de récupération des données par API peut être nécessaire pour celles qui ne peuvent pas être importées nativement sur HubSpot.
Astuce : Tout comme pour la mise en ligne d'un site internet, évitez d'effectuer une importante importation de données juste avant le week-end. Cela permet d'éviter la gestion des rapports d'erreurs et d'éventuels retours en arrière.
Une fois que toutes vos données sont migrées et opérationnelles, votre entreprise poursuit ses activités et nécessite une synchronisation en temps réel des données. Certaines données ne peuvent pas toujours être importées par des fichiers.
C'est là que les logigrammes préalablement conçus interviennent. Ils facilitent la création de toutes les synchronisations via API.
Le Operations Hub simplifie cette démarche en permettant la programmation directe au sein d'HubSpot via des automatisations ou des workflows. Ainsi, vous pouvez suivre les statuts de synchronisation de manière bidirectionnelle et vous adapter en cas d'erreur.
À cette étape finale, l'objectif est de vérifier le succès des importations. On consulte instinctivement le rapport d'erreurs natif des importations de données fournies par HubSpot.
Ce rapport répertorie chaque erreur avec l'élément concerné, ce qui simplifie l'identification et la correction des anomalies éventuelles.
Voici les erreurs les plus courantes :
En parallèle de cette vérification, le déploiement des différents paramétrages du portail est effectué pour disposer de tous les outils clés :
Pour migrer votre CRM vers HubSpot avec succès, il va falloir suivre l’adoption de la solution et opérer la bonne conduite du changement.
Les échecs sont rarement liés au choix d’une technologie ou d’un manque de motivation, mais souvent à cause de la gestion de ce changement - Simon Lagadec, COO de Make the Grade
Instaurer la confiance et l’adhésion en apportant conseils aux utilisateurs dès le premier jour du projet. Il faut qu’ils comprennent les enjeux du nouveau CRM et comment il fonctionne.
Les équipes doivent être prévenues que leur outil change, que les processus évoluent et expliquez pourquoi un nouvel outil est mis en place. Une bonne pratique est de nommer une équipe projet interne, mêlant le manager qui pourra prendre les décisions et utilisateurs finaux (champions) qui pourront fédérer et apporter leur expérience terrain. Ensuite tenir au courant au sein de l’entreprise de l’avancement du chantier et en faire des victoires à chaque étape. Il sera également possible de préconiser des coachings, des formations complémentaires si le besoin se fait ressentir.
Juste après le transfert vers HubSpot, les difficultés initiales sont rapidement résolues. Vous pouvez réaliser une évaluation avant/après en matière de productivité et de qualité des données. Pour assurer une adhésion efficace et éviter les frustrations, il est crucial que les équipes disposent de toutes les données et de l'historique nécessaire. Pour suivre l'adoption, des questionnaires personnalisés par métier peuvent mesurer l'engagement. Une fois remplis et analysés en fonction de l'utilisation réelle de la technologie, ces questionnaires permettent d'établir un score d'assimilation.
Pour conclure, migrer vos données vers HubSpot nécessite une préparation minutieuse avec un cahier des charges solides. Nommez une équipe dédiée pour assurer le succès du projet. Testez les données après leur importation pour garantir leur bon fonctionnement. Migrer votre CRM est un projet qui demande des ressources et connaissances. Confiez votre projet à nos experts pour faciliter votre migration vers le CRM HubSpot.