Migrer votre CRM vers HubSpot : comment s’y prendre ?

Vous avez décidé de migrer votre CRM vers HubSpot ? Vous recherchez des informations sur le processus, mais vous vous sentez désorienté quant aux étapes à suivre. Ce guide détaillé vous accompagnera pas à pas. Vous éviterez ainsi les erreurs courantes et vous assurerez une efficacité.

Pourquoi choisir HubSpot comme CRM ?

HubSpot offre une solution CRM puissante, intégrée et évolutive, permettant aux entreprises d'améliorer leur expérience client de manière significative. Ce logiciel tout-en-un est structuré en groupes de fonctionnalités selon les besoins métier : les Hubs.

Les problèmes fréquents avec votre CRM actuel et leurs origines

Voici le top 5 des difficultés rencontrées :

1. Vos équipes n'utilisent pas ou utilisent mal notre CRM actuel.
   Exemple : "Nos équipes n'ont pas adopté l'outil, car il est trop complexe" ou "Les besoins de nos équipes ont évolué, mais nos outils sont restés les mêmes".
2. Vos données et vos outils sont décentralisés.
   Exemple : "Nous utilisons un logiciel différent pour chaque besoin" ou "La synchronisation entre nos différentes plateformes devient compliquée".
3. Vos équipes marketing, vente et service client sont désalignées.
   Exemple : "Chaque service possède ses propres outils et objectifs indépendamment des autres, ce qui crée des silos entre eux".
4. Votre solution actuelle coûte trop cher à maintenir.
   Exemple : "Nous perdons du temps, car les données doivent être intégrées manuellement entre les outils" ou "Nos fonctionnalités personnalisées sont devenues trop complexes à gérer".
5. Votre CRM actuel est sûr ou sous-dimensionné par rapport aux besoins. Exemple : "Notre solution ne répond plus à nos ambitions".

En quoi migrer vers HubSpot est une bonne solution ?

Migrer vers HubSpot présente plusieurs avantages, deux raisons principales sortent généralement du lot :

• Facilité d'utilisation : Un CRM moins complexe à utiliser et son apprentissage est plus simple, ce qui facilite son adoption par les équipes. L’interface est conviviale et homogène entre tous les Hubs.
• Évolutivité et intégrations performantes : La plateforme offre de nombreuses intégrations et sa plateforme est très évolutive. HubSpot réinvestit 40% de son chiffre d'affaires (2 milliards € en 2024) dans l'évolution de ses fonctions natives. De plus, HubSpot propose également plusieurs options tarifaires flexibles adaptées aux PME et TPE.

Rédaction d’un cahier des charges personnalisé

Pour anticiper tous les paramétrages et vous assurer d'avoir tous les éléments dès le début, posez le cadre suivant :

Définir les besoins de vos équipes

La première étape consiste à bien connaître les cas d'utilisation de chaque département de votre entreprise. La meilleure solution pour cela est d'organiser des entretiens. L'objectif est de comprendre les rôles, les problèmes actuels, les données clés et les outils tiers utilisés afin de les intégrer dans HubSpot :

• Importer les données (objets, activités).
• Créer les utilisateurs, équipés, rôles.
• Créer les automatisations.
• Créer les assets marketing (formulaires, landing page).
• Créer les dashboards.
• Effectuer les synchronisations ou intégrations.

Créer des supports adaptés

Il est essentiel de se poser les bonnes questions et de créer les supports appropriés pour y répondre de manière claire.

Comment la data va migrer vers le CRM HubSpot ? Utilisez des logigrammes des flux de données pour cartographier schématiquement toutes les tables de données actuelles. Cette approche permet d'analyser les flux de données à migrer de manière unie ou bidirectionnelle, en tenant compte de l'écosystème d'outils de votre entreprise.

Comment préserver l'intégrité du modèle de données ? Répertoriez toutes les propriétés natives ou personnalisées dans un dictionnaire dédié. Ce dictionnaire centralisera leur signification, leurs relations avec d'autres données, leur origine, leur utilisation et leur format.

Qui peut faire quoi ? Qui peut voir quoi ? Utilisez un schéma pour représenter les niveaux d'autorisations, les fonctionnalités et établir votre organigramme des droits utilisateurs. Cette étape permet de préciser les droits de chacun et des relations entre les équipes.

Une fois que vos besoins sont identifiés et que vos supports sont créés, vous pourrez élaborer votre cahier des charges CRM personnalisé, qui synthétise tous les paramètres. C'est seulement à ce moment-là que vous pourrez entamer l'action opérationnelle et migrer votre CRM vers HubSpot.

5 étapes à mener pour migrer votre CRM vers HubSpot

1. Élaborer un plan d’implantation

Pour réussir le transfert de données dans HubSpot sans erreurs, établissez un plan d'implantation détaillé.

• En regroupant les différentes données brutes :
• Infos des contacts ;
• Infos des entreprises ;
• Fichiers partagés et pièces jointes ;
• Infos des transactions ;
• Infos des tickets ;
• Historique des activités.

Depuis les sources d'origine :

• ERP métier ;
• Ancien(s) CRM ;
• Fichiers Excel ;
• API ;
• etc.

Ce plan vise à identifier ce qui peut être intégré nativement avec la solution ou les synchronisations via API nécessaires. Pour migrer efficacement vers le CRM HubSpot, il faut importer les données en deux étapes : d'abord les contacts et les entreprises, puis les activités. Une fois le plan d'implantation prêt, on peut passer à l'action.

2. Nettoyer les données et préparer l'importation

Avant de migrer vers le CRM HubSpot, assurez-vous que les données importées sont propres et optimisées ; identifiez celles à conserver ou à supprimer. Voici quelques actions pour garantir l'exploitabilité de vos données :

• Vérifier les clés HubSpot (adresse mail, contact, nom de domaine, ID, fiche d’informations, etc.).
• Assurez-vous qu'il existe une colonne dédiée pour le nom et le prénom.
• Vérifiez que les valeurs entre les fichiers d'importation et les propriétés sont alignées.
• Préparation du modèle de données et les associations

Vous pouvez également mettre en place un formatage des données via des automatisations avec le Operations Hub. Une fois vos fichiers prêts, passez à la phase d'importation.

3. Phase d’importation des données

Comme mentionné précédemment, la première étape, la plus cruciale, consiste à importer tous les objets standards :

• Contacts ;
• Entreprises ;
• Transactions ;
• Tickets ;
• Objets personnalisés (le cas échéant).

Une fois l’import de son objet réalisé et l'architecture créés, on pourra passer à l’import des activités : 

• Appels ;
• Tâches ;
• Réunions ;
• E-mails ;
• Notes.

Il est important d'importer les données d'activités sur HubSpot ultérieurement, car elles doivent être associées aux objets et ne pas rester isolées. En effet, les appels ou les réunions doivent être liés aux fiches de contacts ou d'entreprises.

Si vous utilisez des objets personnalisés selon votre activité, une troisième étape de récupération des données par API peut être nécessaire pour celles qui ne peuvent pas être importées nativement sur HubSpot.

Astuce : Tout comme pour la mise en ligne d'un site internet, évitez d'effectuer une importante importation de données juste avant le week-end. Cela permet d'éviter la gestion des rapports d'erreurs et d'éventuels retours en arrière.

4. Développement des flux de synchronisation

Une fois que toutes vos données sont migrées et opérationnelles, votre entreprise poursuit ses activités et nécessite une synchronisation en temps réel des données. Certaines données ne peuvent pas toujours être importées par des fichiers.

C'est là que les logigrammes préalablement conçus interviennent. Ils facilitent la création de toutes les synchronisations via API.
Le Operations Hub simplifie cette démarche en permettant la programmation directe au sein d'HubSpot via des automatisations ou des workflows. Ainsi, vous pouvez suivre les statuts de synchronisation de manière bidirectionnelle et vous adapter en cas d'erreur.

5. Phase de recettage CRM et implémentation

À cette étape finale, l'objectif est de vérifier le succès des importations. On consulte instinctivement le rapport d'erreurs natif des importations de données fournies par HubSpot.

Ce rapport répertorie chaque erreur avec l'élément concerné, ce qui simplifie l'identification et la correction des anomalies éventuelles.
Voici les erreurs les plus courantes :

• "Failed Validation" : par exemple, une adresse e-mail ne respecte pas le format requis.
• "Could Not Parse Number" : par exemple, le format numérique est incorrect par rapport à celui requis.
• "Could Not Parse Date" : par exemple, le format de date est incorrect par rapport à celui requis.
• "Duplicate Row Content" : par exemple, des doublons d'identifiants uniques ou personnalisés sont présents dans un fichier.

En parallèle de cette vérification, le déploiement des différents paramétrages du portail est effectué pour disposer de tous les outils clés :

• Création d'automatisations spécifiques ;
• Mise en place de différents types de tableaux de bord en fonction des missions ;
• Création d'équipes et de rôles.

Assurer la gestion du changement dans la durée

Pour migrer votre CRM vers HubSpot avec succès, il va falloir suivre l’adoption de la solution et opérer la bonne conduite du changement.

Les échecs sont rarement liés au choix d’une technologie ou d’un manque de motivation, mais souvent à cause de la gestion de ce changement - Simon Lagadec, COO de Make the Grade

Post-migration : comment assurer le succès du projet ?

Instaurer la confiance et l’adhésion en apportant conseils aux utilisateurs dès le premier jour du projet. Il faut qu’ils comprennent les enjeux du nouveau CRM et comment il fonctionne. 
Les équipes doivent être prévenues que leur outil change, que les processus évoluent et expliquez pourquoi un nouvel outil est mis en place. Une bonne pratique est de nommer une équipe projet interne, mêlant le manager qui pourra prendre les décisions et utilisateurs finaux (champions) qui pourront fédérer et apporter leur expérience terrain. Ensuite tenir au courant au sein de l’entreprise de l’avancement du chantier et en faire des victoires à chaque étape. Il sera également possible de préconiser des coachings, des formations complémentaires si le besoin se fait ressentir.

Mesurer le succès du changement

Juste après le transfert vers HubSpot, les difficultés initiales sont rapidement résolues. Vous pouvez réaliser une évaluation avant/après en matière de productivité et de qualité des données. Pour assurer une adhésion efficace et éviter les frustrations, il est crucial que les équipes disposent de toutes les données et de l'historique nécessaire. Pour suivre l'adoption, des questionnaires personnalisés par métier peuvent mesurer l'engagement. Une fois remplis et analysés en fonction de l'utilisation réelle de la technologie, ces questionnaires permettent d'établir un score d'assimilation.

Pour conclure, migrer vos données vers HubSpot nécessite une préparation minutieuse avec un cahier des charges solides. Nommez une équipe dédiée pour assurer le succès du projet. Testez les données après leur importation pour garantir leur bon fonctionnement. Migrer votre CRM est un projet qui demande des ressources et connaissances. Confiez votre projet à nos experts pour faciliter votre migration vers le CRM HubSpot.